Revisjonsrapport gav støtet til «vårpuss» av innkjøp og økonomi

De hadde ikke gjort noe ulovlig i sine anskaffelser den lille Trøndelags-kommunen uten egen innkjøpsansvarlig, ifølge en revisjonsrapport. Innen et halvt år hadde de rettet opp sitt innkjøpsreglement i pakt med hva revisjonen hadde anmerket. Selv om det dreide seg om innkjøp, konstaterte man at økonomireglementet i og for seg var en «nabo» og dermed fikk også dette reglementet seg en oppfriskning. Eller en vårpuss ettersom vedtakene ble gjort våren 2023.

Grong kommune ligger i Namdalen i Trøndelag og har ca. 2300 innbyggere. Kommunen deltar pr. idag ikke i noen felles innkjøpsfunksjon, fremgår det av deres innkjøpsreglement. Kommunen har heller ingen egen innkjøpsansvarlig eller innkjøpsavdeling. Innkjøp skjer ute på avdelingene av en rekke ulike personer. Innkjøpsavtaler utarbeides og inngås alene eller i samarbeid med andre kommuner.

Lokalt næringsliv skal prioriteres så langt det er mulig innenfor regelverket for kommunale innkjøp, heter det i reglementet, og så langt som det foreligger konkurransedyktige lokale alternativer. Lokalt næringsliv bør stimuleres og kvalifiseres til å inngå samarbeidsløsninger som setter dem i stand til å delta i anbudskonkurranser.

Revisjons-anbefalinger

Revisjon Midt-Norge SA gjennomførte en forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kommunens kontrollutvalg i perioden september 2021 til november 2022, og anbefale i sin rapport fra desember 2022 kommunen å:

– utforme innkjøpsreglementet og økonomireglementet på en slik måte at det sikrer ensartet praksis ved anskaffelser mellom kr 100 000 og nasjonal terskelverdi
– fastsette rutiner for inngåelse av rammeavtaler, samt avrop på disse, i innkjøpsreglement og økonomireglement
– sikre at krav til lønns- og arbeidsvilkår, samt krav til bruk av lærlinger, blir en bindende del av kontrakten i alle relevante byggeprosjekter
– sikre at det skrives anskaffelsesprotokoll og gjennomføres konkurranse der minst tre tilbydere blir invitert, for alle anskaffelser mellom kr 100 000 og terskelverdi.

Ikke noe lovbrudd

Anbud365 tok kontakt med kommunen for å høre om noen av anbefalingene var tatt til følge. Kommunedirektør Bjørn Ståle Aalberg sier i en epost til Anbud365 at det bare dreide seg om noen mindre anmerkninger, og at konklusjonen var at det ikke hadde skjedd noen lovbrudd på noen av punktene. Derfor var behovet mest presisering i de allerede vedtatte reglementene.

Endringene gjelder i hovedsak en mer konkret klargjøring av ansvar, bedre definisjon av ulike innkjøp, samt et punkt om å påse at konkurransegrunnlaget inngår som et eget punkt i anskaffelseskontrakten, fremgår det av innstillingen til kommunestyret våren 2023.

Blant annet kom det inn et punkt om at det bare er kommunaldirektøren som kan inngå avaler som overskrider EU/EØS-terskelverdiene – i de tilfeller det allerede foreligger budsjettdekning.

Henger sammen

Ettersom innkjøpsreglement og økonomireglement henger sammen, tok kommunen samtidig en gjennomgang av sistnevnte reglement samtidig. Endringene der gjelder i hovedsak en mer konkret klargjøring av ansvar, bedre definisjon av ulike innkjøp, samt et punkt om å påse at konkurransegrunnlaget inngår som et eget punkt i anskaffelseskontrakten.