Undersøkelse (II): Bare en femdel av ressursene brukes til oppfølging av kontrakter

Bare 20% av ressursene brukes i kontraktsoppfølgingsfasen, selv om det er der gevinstene tas ut. Færre sier de har tilstrekkelig tid og ressurser til kontraktsoppfølging i 2020 enn i 2018. Dette fremgår av 2020-utgaven av modenhetsundersøkelsen som Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) gjør annet hvert år. Resultatene av undersøkelsen avdekker også at godt en tredjepart av de spurte svarer at de aldri eller sjelden følger opp etterlevelse av krav til sosialt ansvar/etisk handel i høyrisikoanskaffelser. Her oppgir 13% at de ikke engang vet om de gjør det.

Flere av hovedfunnene fra modenhetsundersøkelsen understreker det samme: Det er en vesentlig forskjell på modenhet mellom de ulike virksomhetstypene. Det samme gjelder størrelsen på organisasjonen, hvor de største jobber mer strukturert med anskaffelser og er mer modne.

Det viktigste verdiskapende arbeidet i anskaffelsesprosessen gjøres i forberedelses- og kontraktsoppfølgingsfasen. Hvordan virksomhetene fordeler ressursene er derfor av betydning. I snitt bruker de rundt 40% av ressursene i behovsfasen og 40% i konkurransegjennomføringen. Bare 20% av ressursene brukes i kontraktsoppfølgingsfasen, som er der gevinstene tas ut.

Aktiviteter i behovsfasen

Modenhetsundersøkelsen kartlegger hvilke aktiviteter behovsfasen omfatter ved gjennomføring av enkeltanskaffelser. 77% av virksomhetene har alltid eller ofte med tidsplan for konkurransegjennomføring når de er i behovsfasen av en anskaffelse. 49% svarer det samme når det gjelder vurdering av om behovet kan dekkes på annen måte enn nyanskaffelse og utarbeidelse av beslutningsdokumenter.

Vurdering av oppdeling i kontrakter inngår i behovsfasen alltid eller ofte svarer 47% av de som svarte i undersøkelsen, alternative anskaffelsesprosedyrer tas med ifølge 44%. Når det gjelder å vurdere bruk av ytelses- eller funksjonsspesifikasjoner i konkurransegrunnlaget sier 41% at det alltid eller ofte er med i denne fasen.

Sjelden eller aldri i behovsfasen

27% sier de aldri eller sjelden etablerer tverrfaglige anskaffelsesteam, 22% at de aldri eller sjelden har med tidlig dialog med markedet, 28% at de sjelden eller aldri gjør markeds- og leverandøranalyser og 35% svarer at de aldri eller sjelden foretar risikoanalyser.

I kontraktsoppfølgingen sier 62% at de ofte eller alltid følger opp leveransene når det gjelder tid, antall og kvalitet, mens 64% svarer det samme når det gjelder kontraktsimplementering.

Sjelden eller aldri i oppfølgingen

34% sier at de aldri eller sjelden følger opp etterlevelse av krav til sosialt ansvar/etisk handel i høyrisikoanskaffelser. Her oppgir 13% at de ikke vet om de gjør det. 23% svarer at de sjelden eller aldri følger opp kontroll av lønns- og arbeidsvilkår, og like stor andel sier de sjelden eller aldri følger opp etterlevelse av krav til miljø der det er relevant. 10% svarer at de ikke vet om de følger opp lønns- og arbeidsvilkårene.

I undersøkelsen ble virksomhetene spurt om innkjøpsenheten og fagavdelinger samarbeider om innkjøpsplan for det kommende året. Virksomhetene fordeler seg jevnt på hver side av skalaen, med ca. like mange som er uenig eller helt uenig som helt enig og enig. Virksomhetene ble også spurt om kontraktsoppfølging er tydelig fordelt mellom innkjøpsenheten og fagenheten. Ca. 50% svarer helt enig eller enig, og bare 22% er uenig.

En sammenlikning mellom resultatene fra 2018- til 2020-undersøkelsen viser at færre har tilstrekkelig tid og ressurser til kontraktsoppfølging. Dette er gjeldende for alle virksomhetstypene bortsett fra offentlige foretak og
selskap. Spesielt hos fylkeskommunene er endringen markant.

Om undersøkelsen

Modenhetsundersøkelsen i regi av DFØ er en kartlegging av hvordan offentlige anskaffelser er organisert og gjennomføres. Undersøkelsen er strukturert etter seks områder som er sentrale i arbeidet med innkjøp i offentlig sektor: Samarbeid og prosess, kompetanse og kapasitet, klima og miljø, styring og ledelse, innovasjon og digitalisering. Datainnsamlingen ble gjennomført ved bistand fra konsulentfirmaet Rambøll Management Consulting. Ny undersøkelsesrunde planlegges i 2022.

Svarprosenten har utviklet seg fra 12% i 2012, via 15% i 2017, 30% i 2018 til 52% i fjor. Høyest svarprosent i 2020 hadde fylkeskommunene med 80%, så kommunene 55%, staten 65% og offentlige selskap/foretak 32%.