Revisjonsrapport gav støtet til en serie innkjøpstiltak i liten Akershus-kommune

En revisjonsrapport for en tid tilbake gav støtet til at den lille Akershus-kommunen Hurdal satte i gang en rekke tiltak for å forbedre sin innkjøpsvirksomhet. Med sine nær 3000 innbyggere har kommunen økt fokus på samarbeid med Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK). Satsing på kompetanse og bruk av ehandel står sentralt blant tiltakene kommunen selv er opptatt av, bekrefter rådmann Kjetil Kokkim overfor Anbud365.

Formålet med undersøkelsen i regi av Romerike Revisjon IKS var å se om de kjøp som Hurdal kommune gjennomfører, blir konkurranseutsatt i tråd med grunnleggende krav i regelverket, om kommunen er lojal mot eksisterende rammeavtaler, samt internkontroll på området. Analysen baserer seg på datagrunnlag for perioden 2014-2016.

Blant funnene: Gjennomgående mangelfull dokumentasjon og arkivering av sentrale dokumenter som skal sikre etterprøvbarhet av en offentlig anskaffelse. Mest sannsynlig har det vært gjennomført ulovlig direkteanskaffelse i minst ett tilfelle. Mangelfull lojalitet mot leverandører som har rammeavtale med kommunen.

Revisjonens anbefalinger

På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen anbefaler revisjonen at rådmannen må sikre at kommunens anskaffelser blir konkurranseutsatt i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser, og at alle anskaffelser blir dokumentert og arkivert i tråd med regelverket og egne rutiner.

Rådmannen må for øvrig, heter det, sikre at rammeavtaler i tilstrekkelig grad blir fulgt opp og styrke internkontrollen på området særlig når det gjelder arkivrutiner, fullmaktstruktur og tiltak som sikrer regeletterlevelse i alle anskaffelser.

Kokkim startet som rådmann i Hurdal kommune 1. mars og har således ikke den fulle oversikt over driften av kommunen, men – på Anbud365s forespørsel – kommenterer han likevel revisjonsrapporten.

Kartlegging og risikovurdering

– Hurdal kommune gav en tilbakemelding til Romerike Revisjon i januar 2018 hvor vi beskrev hvilke tiltak vi ønsket å gjennomføre for å etterkomme rapporten. Vi har gjennomført en kartlegging og risikovurdering for å avdekke innkjøpskompetansen i kommunen. Det har gitt oss svar på at kompetansen og rutinene for gjennomføring og kontroll med prosessene er betryggende, men vi arbeider kontinuerlig med å forbedre oss på området.

– Et av de områdene vi har arbeidet aktivt med, fremholder rådmannen, men som vi fortsatt må ha fokus på er bruken av e-handelssystemet. Dette er en av de viktigste områdene for å sikre at innkjøpene skjer i henhold til inngåtte avtaler. Her har vi fortsatt et forbedringsområde.

Rammeavtaler

Rammeavtaler er viktig å ha oversikt over og god kompetanse innenfor noe rådmann Kokkim mener de har også med tanke på sitt innkjøpsorgan. Det som de har hatt økt fokus på i samarbeid med ØRIK (Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid) er å inngå avtaler med leverandører der de ser det er behov for det med tanke på antall anskaffelser.

– Kompetanse innenfor anskaffelser er et område som vi må arbeide videre med, fremholder rådmannen. Det er omfattende avtaleverk for våre ansatte, men via det interkommunale samarbeidet har vi god tilgang til oppslagsverk som er til god hjelp for alle som gjennomfører anskaffelser.  I tillegg må vi fortsatt gi opplæring i regelverket til alle som foretar innkjøp, gi opplæring i kravene til dokumentasjon og journalføring, sikre at vektig er i samsvar med konkurranse grunnlaget osv.

Hurdal kommune i samarbeid med ØRIK har fulgt opp anbefalingene i rapporten, men har fortsatt en jobb å gjøre med å øke den interne kompetanse innad i kommunen. ØRIK er samarbeidsorganet i Gardermoregionen og innehar god kompetanse innenfor anskaffelser og at dette skjer i tråd meg gjeldende regelverk og bistår oss slik at vi får en kvalitetssikring av vårt arbeid.