Marsjordre til Sykehusinnkjøp – skal sikre at leveranser skjer iht avtale

Imorgen samler Sykehusinnkjøp HF leverandører til årets utgave av sin dialogkonferanse. For kort tid siden kom oppdragsdokumentet – marsjordren – for 2019 fra helseforetakets eiere. Her er det tydelig understreket at leverandøroppfølgingen skal være slik at varer og tjenester leveres i henhold til avtale, bl.a. ved å følge opp og sanksjonere ved avvik. De regionale helseforetakene er for øvrig bedt om å legge økt vekt på klima og miljø ved bl.a. innkjøp og det skal Sykehusinnkjøp bidra med.

Oppdragsdokumentet blir vedtatt av de fire regionale helseforetakene i foretaksmøtet hvert år, og er retningsgivende for Sykehusinnkjøp det gjeldende året. Blant de virksomhetsspesifikke kravene er å bidra til realisering av gevinster gjennom en økning i antall nasjonale, flerregionale og regionale anskaffelser. Gevinstestimater er viktig i planlegging og prioritering, samt at gevinster må rapporteres og følges opp fortløpende for å sikre realisering, heter det.

Helseforetaket skal også sørge for å utarbeide en 4-årig anskaffelsesplan som omfatter alle divisjoner inkl. divisjon nasjonale tjenester og synliggjør de anskaffelser som planlegges gjennomført flerregionalt eller nasjonalt. Sykehusinnkjøp HF skal dessuten etablere prosesser som bl.a. bidrar til effektivitet i innkjøpsprosessene hos helseforetakene og et godt samarbeid mellom alle aktørene.

Helhetlig plan for teknologi

Det stilles krav om utarbeidelse av en helhetlig plan og løsninger for teknologi, inkl. virksomhetsarkitektur, fremgår det av oppdragsdokumentet. Løsningene må ivareta behovet for enkel tilgang til avtaleinformasjon for brukere i ulike organisatoriske enheter i Sykehusinnkjøp og i helseforetakene.

Likeledes skal man fortsette arbeidet med å synliggjøre avtaledekning for hver region, både innenfor kategoriene og som lovlige avtaler av totalt inngåtte avtaler. I tillegg skal det utarbeides handlingsplan med mål om høy avtaledekning for hver enkelt region.

Tilgang på innkjøpsdata

Felles arbeidsprosesser og kategoristyrt innkjøp står på programmet. Sykehusinnkjøp HF skal sammen med de regionale helseforetakene utarbeide et mandat med tilhørende kost-/nytteanalyse for et prosjekt, som skal legge grunnlag for at Sykehusinnkjøp HF kan få tilgang på data innen innkjøpsområdet til analyseformål.

På legemiddelområdet skal Sykehusinnkjøp i samarbeid med danske Amgros, gjennomføre forhandlinger og anbud om pris for utvalgte legemidler.

Sykehusinnkjøp HF skal legge til grunn prinsipper for håndtering av prisinformasjon på legemidler slik de er vedtatt av de regionale helseforetakene. I samarbeid med de regionale helseforetakene og Sykehusapotekene HF skal helseforetaket følge opp tiltaksplanen for rapport om enhetspriser.

Effektiv vareforsyning

I leverandøravtalene skal det stilles tydelige krav om leveranser som understøtter effektiv vareforsyning i regionene, herunder krav til hensiktsmessige forpakningsenheter, konverteringslister og endringer i produktporteføljen. Det skal også vurderes andre tiltak, herunder bl.a. kvalitetssertifisering iht. til ISO 9000-standard for relevante innkjøpsområder. Leverandøroppfølgingen skal sikres, slik at varer og tjenester leveres i henhold til avtale, bl.a. følge opp og sanksjonere ved avvik.

Det er viktig at helseforetakene, som en betydelig samfunnsaktør, er ledende i arbeidet med å redusere miljøbelastninger gjennom miljøvennlige og fremtidsrettede bygg og innkjøp. De regionale helseforetakene er bedt om å legge økt vekt på klima og miljø ved innkjøp og bygge- og vedlikeholdsprosjekter. Sykehusinnkjøp HF skal bistå i dette arbeidet, fremgår det av oppdragsdokumentet for 2019.