Råd fra leverandør: Sats på færre og mer presise krav – og markedsdialog

Færre og mer presise krav sammen med dialog med leverandørmarkedet i forkant av en konkurranse er rådene til innkjøpere og oppdragsgivere fra Jeanette Paaske, daglig leder i Flyt Renhold. I en samtale med Anbud365 øser hun av årelang erfaring som leverandør til det offentlige, og har en rekke synspunkter – sett fra en leverandør – på hvordan så vel konkurransegrunnlag som tilbud kan bli bedre. Da øker sannsynligheten for at oppdragsgiverne får det de egentlig er på jakt etter.

Trondheimsbedriften Flyt Renhold er et lite år gammelt, har ti ansatte, og leverer bl.a. renholdstjenester til det offentlige. Tross sin korte levetid er bedriften utstyrt med så vel bransje- og fagerfaring som kunnskap som leverandør: Gjennom over tjuefem år har de to gründerne av Flyt arbeidet i ulike roller, men hele tiden i renholdsbransjen.

En av gründerne, daglig leder Jeanette Paaske, sier på spørsmål fra Anbud365 at det er mye «klipp og lim» i anbudsdokumenter fra det offentlige. Dokumentene fra forrige anbud om samme oppdrag gjenbrukes, oppdateres – og nye krav legges til. – Jeg forstår at det er krevende å være innkjøper, og at man ikke kan forvente at de skal ha tid og ressurser til å bygge opp nye konkurransegrunnlag hver gang. Men, sier hun, både på renholdsportalen.no og anskaffelser.no finnes oppdaterte og faglig kvalifiserte maler og konkurransegrunnlag til hjelp.

Usikkerhet og frykt

– Innkjøperne er nok også opptatt av å gjøre ting så godt som råd er, i frykt for å havne i Kofa eller domstolene etterpå. Alt som smaker av risiko skaper usikkerhet og frykt, spesielt når det gjelder nye ting og der tilgjengelig kompetanse ikke er til stede, slik daglig leder i Flyt Renhold ser det.

Hun fremhever at det er viktig at det nødvendige underlag må være der for at leverandørene skal kunne gi presise tilbud. Underlag kan f.eks. være gode plantegninger med kvm, romlister med antall rom, romareal, typen rom, type gulv etc. – Ofte støter vi på diffuse, utydelige underlag, og da blir det straks vanskeligere å gi tilbake det oppdragsgiveren egentlig er på jakt etter, konstaterer Paaske. Tydelighet er et nøkkelbegrep i en vellykket konkurranse.

Blanding av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

Et annet forhold Flyt Renhold tidvis støter på, er blanding av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Kvalifikasjonskrav er konkurransens minstekrav. Tildelingskriterier skal brukes til evaluering av tilbudene fra de kvalifiserte. Paaske minner om at ofte blir det etterspurt dokumentasjoner på kvalifikasjonskrav, som egentlig burde vært tildelingskriterium. Det vil si at leverandøren må besvare et kvalifikasjonskrav som ikke kan evalueres som et tildelingskriterie i selve utvelgelsen.

– Det er heller ikke nødvendig å stille for mange krav, fremholder hun. En oppdragsgiver må vite hva man er på jakt etter, hva ønsker man fra leverandørene. Og det er viktig at kravene er slike at de lar seg evaluere. Er man utydelig eller bruker man for mange ord i tildelingskriteriene blir leverandørene usikre. Da gjør man det gjerne slik at oppdragsgiverne også får tilbake en hel masse opplysninger – langt andre og flere enn de egentlig trenger. Det minner mer om reklameplakater enn tilbud. Når leverandørene gjør slik, er det fordi de da regner med at noe av dette de skriver, treffer blink. Da er dette bedre enn å risikere å bomme, selv om det krever langt større ressursbruk hos leverandørene enn nødvendig.

Hva er «kvalitet»?

Paaske trekker frem bruken av begrepet «kvalitet» som tildelingskriterium. – Vi må vite hva som ligger i begrepet for å kunne avlevere et best mulig og treffsikkert tilbud, poengterer hun.

Leverandørene bør også mer benytte mulighetene for å spørre oppdragsgiver i en anbudskonkurranse. Mange gjør ikke det, i frykt for dermed å kunne røpe en fordel de av en eller annen grunn mener de har. Daglig leder i Flyt Renhold hører ikke med blant dem som mener det – hun spør.

Markedsdialog

– For at en oppdragsgiver skal treffe markedet i en konkurranse, er det klokt å ha dialog med markedet i forkant, fortsetter Paaske.  Ikke alle bruker denne muligheten, men markedsdialog kommer mer og mer. Selvsagt er det avhengig av hvilken type konkurranse man ønsker å benytte.
Hun ser ikke noen spesiell type kompetansemønster mellom små og store oppdragsgivere, selv om der man har egen renholdskompetanse bærer konkurransegrunnlagene preg av det. Underlagene blir bedre. Det er viktig.