Manglende kompetanse største utfordring i digitale anskaffelser

Kompetanseheving er den viktigste faktoren for å oppnå økt innkjøpsfaglig og digital modenhet, sier seksjonssjef i Difi, André Hoddevik. I stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser – «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser» – presenterer Regjeringen et mål om at alle offentlige anskaffelser skal skje igjennom digitale verktøy innen 2024. Dette er et mål Hoddevik har tro på, men veien dit er fortsatt lang, forteller han.
Hoddevik, som er seksjonssjef i Avdeling for offentlige anskaffelser i Difi, mener det ligger store besparelser i å effektivisere offentlige anskaffelser gjennom digitalisering. Dette både med tanke på reduserte kostnader, mulighetene til å gjøre bedre kjøp gjennom mer informasjon om egne behov, samt bedre evne til å følge opp inngåtte avtaler. Digitalisering vil også gjøre det lettere å etterleve anskaffelsesregelverket.
– I dag brukes det for mye tid på gjennomføring av anbudskonkurranser, og det er ofte mer fokus på hvilke løsninger oppdragsgiverne tror de trenger, enn hvilket reelt behov som faktisk skal dekkes. Digitale handelsløsninger levert av markedet knyttet sammen igjennom PEPPOL-nettverket og EHF standardformater (Elektronisk handelsformat) gir effektive prosesser allerede i dag, og vil kunne forenkle informasjonssanking og dermed legge grunnlaget for å effektivisere innkjøpene ytterligere både økonomisk og tidsmessig, sier Hoddevik.

Kunstig intelligens og «datasjø»

– Ellers jobbes det nå med å teste ut maskinlæring og bruk av kunstig intelligens for å bedre kunnskapen om innkjøpene i offentlig sektor. Her vurderes det å etablere en «datasjø» hvor all informasjon fra de EHF-baserte transaksjonene til og fra offentlig sektor samles sammen med anskaffelseskunngjøringer fra Doffin og andre informasjonskilder. Her vil offentlige virksomheter kunne hente ut informasjon om egne innkjøp og sammenligne seg med andre. Basert på bedre informasjon vil oppdragsgiverne kunne ta bedre, smartere og raskere avgjørelser i innkjøpsprosessene og i egen virksomhetsstyring i fremtiden, sier Hoddevik.

Heldigitalt innen 2024

I stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser presenterer Regjeringen et mål om at alle offentlige anskaffelser skal skje igjennom digitale verktøy innen 2024. Dette er et mål Hoddevik har tro på, men veien dit er fortsatt lang, forteller seksjonssjefen: – Jeg er ikke så bekymret for teknologien, der er mye på plass allerede. Det jobbes systematisk med å gi EHF-støtte til hele anskaffelsesprosessen, og samarbeidet mellom Difi og systemleverandørene i markedet er godt. Hovedutfordringen ligger i å få alle involverte til å tenke og jobbe på en ny måte. Det er behov for økt anskaffelsesfaglig og digital modenhet i mange offentlige virksomheter, så tiltak for kompetanseheving og endringsledelse blir vesentlig i årene som kommer. Det er her den største utfordringen vår ligger i dag, sier seksjonssjef i Difi, André Hoddevik.

OpenPEPPOL og GS1-standarder

André Hoddevik er også generalsekretær i OpenPeppol. Dette er en internasjonal non-profitt organisasjon opprettet for å forenkle digital samhandling i forbindelse med offentlige anskaffelser. Den 27. mars signerte Hoddevik som generalsekretær i OpenPeppol en MoU (Memorendum of understanding) med Miguel Lopera, President og CEO i GS1 globalt i Brussel.
– Lokasjons- og produktstandarder som GS1 sine GLN og GTIN vil være en naturlig del av informasjonsflyten i offentlige anskaffelser, ifølge Hoddevik. – GS1-standardene tilbyr et felles «språk» som alle handelspartnere forstår, forklarer administrerende direktør i GS1 Norway, Geir Paulsen, som fortsetter: – Legger man standardene inn som et felles grunnlag for digitaliseringen, vil man kunne fjerne unødvendige arbeidsprosesser og oppnå økonomiske besparelser. At man kan se nøyaktig hvilke varer som ble bestilt – og sammenligne pris på like varer – er en stor fordel. Dette forenkler behovsanalysen og effektiviserer hele den offentlige anskaffelsesprosessen betraktelig. Utover ren effektivisering av anskaffelser, viser det seg også at bedre kunnskap om egne innkjøp er viktige områder for å ta ut gevinst.