Som oppdragsgiver skal du ha god kunnskap om markedet og de produktene/tjenestene du skal anskaffe. Har du ikke dette i utgangspunktet, kan høring være relevant, men ikke nødvendigvis en fornuftig fremgangsmåte. Det kan stilles spørsmål ved om det er god forretningsskikk å be leverandørmarkedet om bistand til å forbedre eget konkurransegrunnlag uten betaling. Det er hva Bård Sandbæk, spesialrådgiver i Statsbygg og kommentator i Anbud365, bl.a. gir som grunnlag for hvorfor de ikke legger sine konkurransegrunnlag ut på høring.
I bestrebelsene med å treffe best med anskaffelser står dialog med leverandørmarkedet sentralt. Noen prøver også ordningen med å sende ut hele eller deler av konkurransegrunnlag på høring på forhånd. Med det som bakteppe inviterte vi vårt kommentatorkorps til å komme med synspunkter. Vi stilte følgende spørsmål – tre til innkjøpere, og et til leverandører:
• For leverandørene: Hva synes dere om å sende ut konkurransegrunnlag på forhånd, hva er evt. erfaringer med det, og hvilke råd vil du i tilfelle gi innkjøpere?
• For de av dere som vurderer å sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hvorfor – og hva er forventningen?
• For de av dere som hverken vurderer eller vil sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hva er begrunnelsen?
• For de av dere som sender hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, står ressursforbruket i stil med resultatet?
Denne gang er det …
Bård Sandbæk, spesialrådgiver, Statsbygg/Prosjekt nytt Nasjonalmuseum
… som kommenterer, og gir svar på hvorfor de – så langt – ikke gjennomfører høringsrunde før utlysning av konkurranser. Mitt utgangspunkt er hensynet til en effektiv ressursutnyttelse i offentlig sektor. Det er grunn til å innta en mer kritisk tilnærming til når man bruker høring som metode, og jeg stiller spørsmål til om ressursinnsatsen står i forhold til resultatoppnåelse og målet om effektiv forvaltning når alle konkurransegrunnlag legges ut på høring?
1) Tidsbruk, ressursbruk og risiko
Veiledende kunngjøring må utarbeides, det må settes av tilstrekkelig tid til å motta, analysere og bearbeide eventuelle innspill. Ved mange innspill; hvilke velger man å lytte til og hvilke velger man bort – og med hvilken begrunnelse? På den ene siden øker risikoen for at man tar hensyn til og innarbeider innspill som snevrer inn potensielle tilbud/løsninger, og på den andre siden kan antall klager i etterkant øke som følge av at man ikke tar hensyn til enkelte forslag eller har gjort valg som hemmer sunn konkurranse. Spørsmålet om man kommer i konflikt med forbudet om å få bistand fra rådgivere som i neste fase også deltar i konkurransen kan lett oppstå.
2) Markeds- og produktkunnskap
Som oppdragsgiver skal du ha god kunnskap om markedet og de produktene/tjenestene du skal anskaffe. Har du ikke dette i utgangspunktet, kan høring være relevant, men ikke nødvendigvis en fornuftig fremgangsmåte. Det kan stilles spørsmål ved om det er god forretningsskikk å be leverandørmarkedet om bistand til å forbedre eget konkurransegrunnlag uten betaling.
3) Alternative metoder
Gjennomføring av leverandørkonferanse/ dialogkonferanse er en effektiv og egnet måte å kommunisere med markedet på i forkant av en konkurranseutlysing. Her kan oppdragsgiver gå gjennom relevante krav, kommersielle og tekniske forhold i dokumentene og be om innspill fra markedet som spisses til det som er relevant. Det kan også legges opp til strukturert 1-1 dialog i etterkant og man oppnår transparens i prosessen. Dette er særlig relevant på produkt- og tjenesteområder med rask utvikling, ved teknisk kompliserte og sammensatte ytelser og skiftende/uoversiktlig leverandørmarked. Det er ellers egnet der oppdragsgiver har tenkt å gjøre noe helt nytt og annerledes enn det markedet har vært vant til.
4) Konkurranseform
Valg av anskaffelsesprosedyrene konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling, vil sannsynligvis gi bedre resultat og lønnsomhet i anskaffelsen (forutsatt at anskaffelsens innhold tillater prosedyren), samtidig som det ikke fører til høyere ressursinnsats/tidsbruk enn det som antas å følge av en anbudskonkurranse som blir utlyst etter høring.
====
Tidligere kommentarer kan du lese her:
Anbud365-kommentatorer (I): Ja til konkurransedokumenter på høring
Anbud365-kommentatorene (III): Ikke glem “dialogen i høringen”
Anbud365-kommentatorene (IV): Så galt kan det gå når man ikke lytter til leverandørene
Anbud365-kommentatorene (V): Skepsis og en måte å gjøre høringen på
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-kommentatorene (II): Står ressursinnsatsen seg ved konkurransegrunnlag på høring?"