Revisjonsrapport gav støtet til skjerping av innkjøpsarbeidet

En revisjonsrapport førte til at sunnmørskommunen Ulstein som praktisk oppfølging av innkjøpsarbeidet etablerte en ny intern ressursgruppe for innkjøp i kommunen. I tillegg skal aktuelle personer i kommune-staben på kurs og lære av Ålesund kommune om regelverket. Det forteller kommunedirektør Verner Larsen i Ulstein kommune til Anbud365. Revisjonsrapporten var i seg selv ikke så hakkende gal, men gav likevel støtet til en skjerping av innkjøpsarbeidet i kommunen.

Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS hadde gjennomført en forvaltningsrevisjon av innkjøp i Ulstein kommune – medlem av Søre Sunnmøre Innkjøpssamarbeid (SSIS). Kommunen har godt 8600 innbyggere. Innkjøpene som ble sett på, ble foretatt i 2017 og 2018. Et av spørsmålene var om kommunen følger regelverket for offentlige anskaffelser. Her ble 11 investeringsprosjektet plukket ut. Ni av de 11 var i hovedsak i samsvar med regelverket, men av de 11 manglet 8 innkjøpsprotokoll, fremgår det av rapporten.

Det andre spørsmålet gjaldt om kommunen benyttet gjeldende rammeavtaler. Her ble 13 av 26 avtaler plukket ut. Revisjonskonklusjonen var at kommunen i stor grad benyttet seg av disse avtalene, som administreres av innkjøpssamarbeidet (SSIS).

Anbefalinger fra revisjonen

Men det kom noen anbefalinger fra revisjonen:

• Kommunen bør vurdere å følge rutiner og bruke maldokumenter utarbeidet av innkjøpssamarbeidet i Ålesund
• Når andre aktører gjennomfører konkurranse på vegne av kommunen, bør kommunen innhente relevante dokumenter for å sikre seg at prosessen har fulgt gjeldende regelverk.
• Kommunen bør ved alle innkjøp over 100 000 kroner utarbeide innkjøpsprotokoll.

Så er spørsmålet om kommunen har fulgt opp anbefalingene – eler har planer om det. Anbud365 tok kontakt med kommunedirektør Verner Larsen i Ulstein kommune.

Vil benytte mal-dokumenter

Han svarer at kommunen vil benytte mal-dokumenter utarbeidet av innkjøpssamarbeidet i Ålesund og rutinene så langt de er hensiktsmessige for dem. – Rutinene som ligger i avtaleleseren til innkjøpssamarbeidet er tilpasset Ålesund kommune, og enhetene i Ålesund kommune skal benytte konserninnkjøp i Ålesund kommune i mye større grad enn det vår samarbeidsavtale gir åpning for. Vår avtale åpner for å bruke konserninnkjøp knyttet til rammeavtaler. Utover det kan vi bruke konserninnkjøp når de har kapasitet.

Kommunedirektøren fremholder at Ulstein kommune vil sikre at de har dokumentasjon på innkjøpsprosesser gjennomført av eksterne. Det betyr dokumentasjon på innhenting av tilbud/ utlysing på Doffin – dokumentasjon på tilbudsåpning dersom denne blir gjennomført av eksterne og dokumentasjon på innkjøpsprosess og vurderinger frem til endelig valg av leverandør og signering av kontrakt.

Innkjøpsprotokoll

– Det skal utarbeides en innkjøpsprotokoll for innkjøp over 100 000 kr. Utformingen av denne kan variere knyttet til ulike prosjekter, men informasjonen i protokollen skal være som nevnt over, opplyser kommunedirektør Larsen. For rammeavtaler som vert etablert gjennom innkjøpssamarbeidet med Ålesund går det fram at «Ålesund kommune er ansvarleg for at rammeavtalene inngås i henhold til regelverket».

Han forteller også at når det gjelder praktisk oppfølging av innkjøpsarbeidet, er det nå etablert en ny intern ressursgruppe for innkjøp i kommunen. – Vi er også i dialog med konserninnkjøp i Ålesund om å få gjennomført lokale kurs i innkjøpsregelverket. Konserninnkjøp har god kompetanse på dette og vi arbeider for å få til slike kurs i første kvartal 2020, poengterer kommunedirektør Verner Larsen i Ulstein kommune.