Masteroppgave (IV): Gevinster ved bruk av fellesavtaler i offentlige anskaffelser

Etter fullført masteroppgave ved Norges Handelshøyskole har Tea Gastan og Renate Helene Lind Grinde tre viktige innspill:

• at det tas mer initiativ til å øke kompetansen og kapasiteten innenfor innkjøpsfunksjonen.

• at det i fremtiden blir mulig for virksomheter i kommunal sektor å delta i fellesavtalene til Statens innkjøpssenter, da små kommuner gjerne har minst kapasitet til å utføre strategiske anskaffelser.

• at kostnadskontroll og digitalisering blir en større prioritet for offentlige virksomheter fremover.

Førsteamanuensis Malin Arve ved Norges Handelshøyskole (NHH) kan fortelle at en rekke masterstudenter i år har skrevet oppgave om anskaffelser. Et slikt tips er for godt til å la være å gripe begjærlig. Her er det snakk om rekruttering, og det er snakk om kompetanse på akademisk nivå. Begge deler avgjørende viktig for faget i tiden som kommer. Anbud365 skal derfor i noen artikler fremover presentere noen av studentene og deres oppgaver. Dette er den fjerde og siste artikkelen i serien. De tre første sto hhv. 9.,10. og 13. juli.

Tea Gastan og Renate Helene Lind Grinde har samarbeidet med Statens Innkjøpssenter og sett på gevinster ved bruk av fellesavtaler i offentlige anskaffelser. De har gjort en økonometrisk analyse av besparelsen rundt Statens Innkjøpssenters mobiltelefoniavtale.

– Hva gjorde at dere valgte nettopp et slikt tema?

– Statens innkjøpssenter er et rimelig nytt initiativ og det er knyttet høye forventninger til senterets resultater. Offentlig forbruk er veldig viktig for oss både som økonomer og som skattebetalere. Dermed var det en veldig givende oppgave å vurdere om senteret klarte å oppnå målsetningene satt av politikerne. I tillegg er vurderingen om sentralisering kontra desentralisering viktig for de fleste organisasjoner. Det gjorde det interessant å undersøke om det har gitt relativt høyere gevinster for virksomheter av å outsource store deler av innkjøpsprosessen til et sentralt innkjøpssenter.

– Hvilke konklusjoner fra oppgaven vil dere trekke frem?

– Først og fremst at Statens innkjøpssenter har lykkes med å utforme en rammeavtale for mobiltelefoni som gir kostnadsbesparelser for de statlige virksomhetene som benytter avtalen. For vårt utvalg har den gjennomsnittlige besparelsen vært på 47% i 2019 (merk at avtalen trådte i kraft i mai 2018, men de fleste tiltrådte ikke før i 2019). Dette tyder på at det er mulig å oppnå besparelser i det offentlige gjennom sentralt forhandlede fellesavtaler, da disse skal gi stordriftsfordeler og økt forhandlingsmakt hvis de er riktig gjennomført. Det er eksempelvis mulig å høste en del gevinster tilknyttet ressurs- og tidsbesparelser. Ved at flere virksomheter inngår en avtale sammen fremfor individuelt, unngår man duplisering av kostnader, spesielt i de første fasene av anskaffelsesprosessen.

Tea og Renate gjør oppmerksom på at resultatet fra masterutredningen er avgrenset til avtalen for mobiltelefoni, og kan ikke nødvendigvis generaliseres til de resterende avtalene til Statens innkjøpssenter. Det viste seg også at en del virksomheter i det offentlige mangler kapasitet og kompetanse til å utføre kostnadseffektive innkjøp på egenhånd. – Vi fant at dette gjelder spesifikt for små virksomheter (basert på antall årsverk). Resultatene våre viser derimot at forskjellen mellom små og store virksomheter i stor grad jevnet seg ut etter de ble del av Statens innkjøpssenter og fikk like betingelser, slår de to fast.

– Hvilken betydning vil dere håpe at deres oppgave kan få innenfor offentlige anskaffelser?

– Først og fremst håper vi at det tas mer initiativ til å øke kompetansen og kapasiteten innenfor innkjøpsfunksjonen i offentlige virksomheter. Vi håper også at det i fremtiden blir mulig for virksomheter i kommunal sektor å delta i fellesavtalene til Statens innkjøpssenter, da små kommuner gjerne er den grupperingen som har minst kapasitet til å utføre strategiske anskaffelser. For det andre håper vi at kostnadskontroll og digitalisering blir en større prioritet for offentlige virksomheter fremover. Vi har fått inntrykk av at virksomhetene generelt har lite kontroll på historiske kostnader. Dette er et problem da det er essensielt at virksomhetene utfører kostnadsanalyser for å kunne ta bedre beslutninger og unngå unødvendig pengebruk.

Også læring for Statens innkjøpssenter

Ken Patrick, som er avtaleansvarlig IKT i Statens Innkjøpssenter har vært en god støttespiller for Tea og Renate:

– Vi synes det er riktig og viktig at vi bidrar i profesjonaliseringen av anskaffelsesfaget. Det har vært spennende og interessant for oss å bistå i arbeidet med masteroppgaven. Tea og Renate har valgt et komplekst fagområde for sin masteroppgave og jeg er imponert over jobben og det endelige resultatet. De viser stor innsikt og forståelse for anskaffelser og innkjøpssamarbeid. Det ligger også læring for oss i dette. En side av det er samarbeidet med akademia generelt, men også denne konkrete oppgaven gir oss verdifull innsikt og er en bekreftelse på at innkjøpssenteret er på rett vei.

Resultatene i oppgaven er ikke veldig overraskende, fremholder Patrick: – Vi er særlig tilfredse med at oppgaven viser at vi har lykkes godt og oppnådd vesentlig lavere kostnader enn andre innkjøpssamarbeid.  Jeg mener dette viser at gode prosesser og kompetanse kan gi effekter utover stordriftsfordelene av samkjøpsavtaler, konstaterer han.

Bidrag til profesjonalisering av anskaffelsesfaget

Malin Arve, som er veileder for Tea og Renate, understreker betydningen av at de to – og også NHH mer generelt – bidrar i arbeidet med mer profesjonalisering av anskaffelsesfaget og forskning på dette området. – Dette jobber vi mye med i Anskaffelsesakademiet hvor både NHH og Statens Innkjøpssenter er aktive medlemmer. Tea og Renate har valgt et viktig tema og gjort en god jobb gjennom hele semesteret. Jeg håper vi får se flere slike oppgaver i fremtiden, poengterer førsteamanuensis Arve.