Tids- og ressursknipa for offentlige innkjøpere har forverret seg siden 2018

Livet som offentlig innkjøper er blitt tøffere de to siste årene. De opplever nå i mindre grad å ha tilstrekkelig med tid og ressurser enn før. Og en sammenlikning mellom 2018 og 2020 viser at færre har tilstrekkelig tid og ressurser til kontraktsoppfølging. Dette er de mest alarmerende blant resultatene fra Modenhetsundersøkelsen 2020 som nå foreligger. Undersøkelsen har også avdekket at spørsmål om nok kompetanse innen innovasjon er et av de områdene hvor virksomhetene scorer lavest. Bare 17% bruker for øvrig leverandørdialog for å ivareta menneskerettigheter og tilhørende produksjonsforhold.

Modenhetsundersøkelsen i regi av Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ) er en kartlegging av hvordan offentlige anskaffelser er organisert og gjennomføres. Her spørres det om lederforankring, digitalisering, samfunnsansvar, miljø, prosess og om innovasjonspotensialet tas ut. Ny modenhetsundersøkelsen planlegges gjennomført i 2022. Svarprosenten for årets undersøkelse var 52%, og undersøkelsen ble sendt ut til 769 virksomheter.

Undersøkelsen viser bl.a. at 57% har en anskaffelsesstrategi og at 33% av virksomhetene i stat og kommune har både anskaffelsesstrategi og handlingsplan. I de offentlige foretakene og selskapene har 46% både strategi og handlingsplan. Totalt er det ca. 26% som verken har handlingsplan eller anskaffelsesstrategi.

Klima og miljø

Klima og miljø er det temaet som oftest går igjen i anskaffelsesstrategiene, fulgt av organisering, roller og ansvar. Kommuner synes å fokusere mer på temaer som klima og miljø, etikk, lønns- og arbeidsvilkår og sosialt ansvar enn de andre virksomhetstypene. Stat har mer fokus på organisering, roller og ansvar, effektivisering og digitalisering.

Totalt har 20% av de spurte kategoristrategi. Ingen fylkeskommuner har utarbeidet kategoristrategi, mens 12% av kommunene og 21% i staten har. Av offentlige foretak og selskap har hele 42 prosent kategoristrategi. Hele 58% av de som anskaffer for 2 milliarder kroner eller mer årlig har utarbeidet kategoristrategi(er). For de andre gruppene ligger andelen med kategoristrategi på 10-20%.

Kontraktsoppfølging

Prioritering av kontraktsoppfølging er fortsatt lav. I undersøkelsen ble virksomhetene spurt om hvilke oppgaver som ivaretas i kontraktsoppfølgingen. Svarene viser at temaene innenfor samfunnsansvar er de som scorer lavest, som vil si at færrest virksomheter sier at de alltid eller ofte ivaretar disse områdene.

Virksomhetene opplever i mindre grad å ha tilstrekkelig med tid og ressurser, fremgår det av undersøkelsen. En sammenlikning mellom resultatene fra 2018 til 2020 viser at færre har tilstrekkelig tid og ressurser til kontraktsoppfølging. Dette gjelder for alle virksomhetstypene bortsett fra offentlige foretak og selskap. Spesielt hos fylkeskommunene er endringen markant.

Innovasjon

Andelen som har innovasjon i anskaffelsesstrategien, synes å ligge stabilt på rundt 30%. 10% har styringsparameter på innovasjon og 9% rapporterer på innovasjon jevnlig til ledelsen. Fylkeskommunene ligger høyere enn de andre sektorene.

Tilstrekkelig kompetanse innen innovasjon er et av de områdene hvor virksomhetene scorer lavest. Gjennomsnittscoren er 2,8 på en skala fra 1 til 5, som tilsvarer et snitt mellom i liten grad og i noen grad. Kommunene ligger lavest med 47% som sier at de i liten eller svært liten grad har tilstrekkelig kompetanse. Verd å merke seg er at svært få, uavhengig av type virksomhet, svarer i svært stor grad.

Kontraktsvilkår er det elementet i anskaffelsesprosessen flest bruker for å ivareta hensyn til menneskerettigheter og produksjonsforhold. De tre vanligste elementene for å ivareta hensyn til menneskerettigheter og produksjonsforhold er kontraktsvilkår, kvalifikasjonskrav og kravspesifikasjon. Bare 17% bruker leverandørdialog for å ivareta disse hensynene. 12% har svart vet ikke, eller at det å ivareta hensyn til menneskerettigheter og produksjonshold ikke er relevant for dem.