Behovet for tett dialog mellom Nasjonalt program for leverandørutvikling (LUP) og Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er svært viktig for begge aktører sine muligheter til å utføre sine oppgaver, og departementet er derfor opptatt av godt samarbeid mellom aktørene på feltet. Det skriver Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) i en kommentar til Anbud365. Bakgrunnen er en oppfordring fra DFØ: Det må ryddes opp i grensesnittet mellom LUP og DFØ!
Dersom man får på plass en tydeligere rolledeling og et mer forpliktende samarbeid vil man kunne hente ut bedre resultater av arbeidet, skriver DFØ i brevet. NFDs forventninger til DFØ knyttet til innovative anskaffelser bør spisses og klargjøres, heter det, og en større andel av midlene til innovative anskaffelser bør tilfalle DFØ.
Kommunikasjonsrådgiver i NFD, Martin Nygaard, sier i en kommentar til Anbud365 at Nærings- og fiskeridepartementet har hatt oppfølgende dialog med både DFØ og LUP. Dette med sikte på en tydeligere rolledeling og et mer forpliktende samarbeid mellom disse to aktørene, og: – Arbeidet som er knyttet til innovative anskaffelser er viktige både i DFØ og i LUP. Innovative anskaffelser er en integrert del av anskaffelsesprosessen og må forankres i generell innkjøpskompetanse. Dette gjør at behovet for tett dialog mellom LUP og DFØ er svært viktig for begge aktører sine muligheter til å utføre sine oppgaver, og departementet er derfor opptatt av godt samarbeid mellom aktørene på feltet.
Fordeling av midler på innovative anskaffelser
Nygaard fremholder at når det gjelder innspillet fra DFØ vedrørende fordeling av midler på innovative anskaffelser mellom aktørene, følges dette opp i de ordinære budsjettprosessene.
I brevet fra DFØ vises det til fordelingen av midler til henholdsvis LUP og DFØ i NFDs budsjettproposisjon for inneværende stortingsperiode – 2020-2021.
Budsjetteksten, heter det i brevet, slår fast at det er usikkerhet rundt spredningseffekten av LUPs arbeid til andre enn de som har vært direkte i kontakt med programmet: – Etter vår vurdering kan dette, i hvert fall delvis, skyldes at synergiene i samarbeidet med DFØ ikke er tatt ut. DFØ og LUP jobber mot de samme målgruppene, men arbeidet er, etter vår vurdering, ikke godt nok koordinert. Vi jobber ganske ofte parallelt med samme type oppgaver og med de samme virksomhetene.
Dobbeltarbeid
Eksempelvis utvikler LUP nå et webinar for ledere om innovasjon som tema i anskaffelsesstrategien. Samtidig har DFØ nettopp gjennomført et benchmarking-prosjekt med innkjøpslederne i de største statlige virksomhetene der de har sett bl.a. på anskaffelsesstrategier. – LUPs arbeid med lederforankring ville hatt større potensial for å lykkes dersom LUP hadde samarbeidet tettere med DFØ og at innovasjonsbudskapet var integrert i det helhetlige perspektivet som ledere er opptatt av, skriver DFØ.
LUP bruker også mye ressurser (i form av konsulentoppdrag) på å måle effekter av sitt arbeid og utvikler indikatorer til dette formålet. Samtidig jobber DFØ med indikatorutvikling og statistikk. Dette er, etter DFØs mening, unødig dobbeltarbeid.
Uklart hvem man skal forholde seg til
Både LUP og DFØ driver opplæring av innkjøpere i innovative anskaffelser. Det fremgår av brevet at DFØs fagråd for offentlige anskaffelser som består av flere av de største statlige virksomhetene samt KS Innkjøpsforum har gitt en tilbakemelding på at de synes det er uklart hvem de skal forholde seg til når det gjelder innovative anskaffelser.
Da sammenslåingen av budsjettene til LUP og den gang Difi ble foretatt i 2015 var en klar oppfordring om at de to selv skulle bli enige om fordelingen av midlene. I 2014 var Difis andel av midlene 1,2 mill kroner, mens LUP sin andel var 750 000. – Fra vår side hadde vi en klar forventning om at når midlene til innovative anskaffelser ble økt i 2015-budsjettet så skulle også vår andel øke. LUP hadde imidlertid en annen oppfatning av saken og mente at hele budsjettet var tiltenkt dem. Vi har derfor i årenes løp hatt mange diskusjoner om fordeling av midlene, konstaterer DFØ i brevet.
Feil fordeling av ressurser
DFØ mener at ressursfordelingen er feil av flere grunner. LUP jobber i hovedsak med aktiviteter i tidlig fase av en innovativ anskaffelse. Samtidig har flere undersøkelser avdekket at det mangler en innsats i gjennomføringsfasen og i kontraktsoppfølgingsfasen av en anskaffelse. For å få flere offentlige virksomheter til å ta i bruk innovative anskaffelser som verktøy trengs det også veiledning om hvordan gjennomføre anskaffelser etter de langt mer kompliserte prosedyrene som er utviklet spesielt for innovasjon, fremholder DFØ.
Det er ikke skjedd en styrking av budsjettet til DFØ innenfor innovative anskaffelser, heter det, og det bør derfor vurderes å tildele en større andel av midlene til innovative anskaffelser gjennom DFØ slik at vi, heter det, kan ivareta oppgaver som LUP ikke ivaretar og/eller som er naturlige for DFØ å ha.
Bli den første til å kommentere på "Viktig med tett dialog om innovative anskaffelser mellom de to sentrale nøkkelpartnerne"