Kommune følger ikke eget regelverk ved småinnkjøp

Verdal kommunes praksis når det gjelder småinnkjøp er ikke i tråd med eget regelverk. For anskaffelser mellom 100 000 og 500.000 etterleves vedtatte rutiner i større grad, men ikke fullt ut. Det er dessuten svakheter knyttet til dokumentasjonsplikten for prosjekter under nasjonal verdi. Dette fremgår av en revisjonsrapport.

Trøndelag-kommunen Verdal har om lag 15 000 innbyggere. I rapporten «Teknisk drift: Offentlige anskaffelser» fra Revisjon Midt-Norge SA oppsummeres kommunens system og praksis for utvalgte tema innen offentlige anskaffelser. Det er Enhet teknisk drift rapporten gjelder.

I undersøkelsen har revisjonen sett nærmere på dokumentasjon og arkivering av avtaler, innkjøp og innkjøpsprosesser, tildelingskriterier og tildeling, hvordan det arbeides for å utvikle leverandører, omfang av direkte anskaffelser og innkjøp uten avtaler, organisering og bestemte interne rutiner.

Direkteanskaffelser

Direkteanskaffelser forekommer, men er begrenset til små innkjøp (begrenset opp til kr 30 000 eller under 100 000) og i akuttsituasjoner (hastesaker). Praksis skal være at slike direkteanskaffelser skal fordeles på flere tilbydere, men dette kan ikke dokumenteres. Kommunen arbeider med å få på plass flere rammeavtaler, fremgår det av rapporten.

Verdal kommune har ingen praksis for å gi veiledning til mulige tilbydere.

Undersøkelsen som er foretatt i forbindelse med revisjonen, viser at konkurranser er kunngjort i tråd med anskaffelsesforskriftens krav til kunngjøring. Likeledes at leverandørene gjennom anskaffelsesdokumentene får korrekt informasjon om hva som skal anskaffes og den prosedyren som skal gjennomføres. Krav til opplysninger i konkurransegrunnlaget er også oppfylt.

Ikke i tråd med regelverket

Verdal kommunes praksis når det gjelder anskaffelser mellom 20 000 og 100 000 er ikke i tråd med eget regelverk. For anskaffelser mellom 100 000 og 500.000 etterleves vedtatte rutiner i større grad, men ikke fullt ut.

Dokumentasjonsplikten er ivaretatt i prosjekter over nasjonal terskelverdi, mens det er svakheter knyttet til dokumentasjonsplikten for prosjekter under nasjonal verdi.

Kommunens tildelingskriterier møter kravene om at kriteriene skal være objektive, ha tilknytning til leveransen og ikke være så skjønnspregede at de gir oppdragsgiveren ubegrenset valgfrihet.

Anbefalinger

På bakgrunn av funnene gir revisor kommunen disse anbefalingene:

• Kommunen bør påse at eget regelverk og lov/forskrift etterleves for anskaffelser under nasjonal terskelverdi

• Kommunen må påse at dokumentasjonsplikten ivaretas fullt ut