(En Anbud365-kommentar) Ingen tvil om at tillit mellom kjøper og selger er viktig. Høy og gjensidig tillit er verd å trakte etter om formålet er det gode innkjøp, noe det vel for de fleste er tilfelle. Er ikke tilliten til stede, går det lett galt. Mange ord som begynner på «mis-» er ikke bra å ha i bagasjen når en samhandling skal i gang, når kontrakten etter en anskaffelse skal realiseres. Tillitsbyggende tiltak står derfor sentralt i offentlige anskaffelser, enten mellom enkeltleverandører og oppdragsgiver i det offentlige, eller mer generelt mellom bransje-/næringsforeninger og stat, fylkeskommune og kommune.
Om dette er det neppe mange som har særlige motforestillinger til. Spørsmålet er mer hvordan man skal få til et slikt tillitsbasert samvirke. Det kan være lett å tenke på «hoffleverandører» der kjøper og selger kjenner hverandre så godt at ingen av dem er i tvil om at alt går på skinner. Kontraktsoppfølging trengs simpelthen knapt, «vi kjenner hverandre». Det er vel og bra, men her ligger også – i forlengelsen – en grunn til at man må være på vakt mot korrupsjonsliknende tilstander. Slikt kan være «naboen» dersom man er svært (altfor?) godt kjente.
Samhandling om bærekraft
I sitt foredrag på NHOs nylig avholdte anskaffelseskonferanse rettet sekretariatsleder i KS Anskaffelsesforum, Tanja Huse-Fagerlie, oppmerksomheten mot samhandlingen mellom leverandør og kjøper. Hennes utgangspunkt var de strategiske mål om bærekraft, om de kunne være et bidrag til å øke samhandlingen. Det er lett å svare bekreftende på at dette er en mulighet. Vi er alle sammen i samme båt, vi deler plass på denne eneste kloden som for tiden er levelig for oss oppreiste, tobente. Klodens skjebne er vår, enten vi kjøper varer og tjenester eller selger dem.
Man trenger de gode, målrettede krav i anskaffelser som kan bidra på bærekraftfronten. De bør mest mulig treffe, slik at det hele ikke bare blir et spill for galleriet, enn si et ledd i en omdømmestrategi. Det er ingen tvil om at alle næringsdrivende som ser det offentlige som mulig kunde, strekker seg alt hva deres økonomi og kompetanse rekker for å imøtekomme de bærekrafts-krav som måtte komme. Gjør de ikke det, minsker muligheten for å få tilslag, og slikt kan føre en bedrift rett «på dunken».
Skaffe seg kunnskap
Det er en viktig side ved å gjennomføre markedsdialog, å holde seg ajour med hva som rører seg i de enkelte bransjene – f.eks. gjennom å praktisere nær kontakt med bransjeforeninger, næringsforeninger etc. På den måten skaffer den kjøpende virksomheten seg kompetanse, en kunnskap det er vanskelig å suge av eget bryst. Og det er ikke snakk om hva de aktuelle næringsdrivende har å levere, det er snakk om hva de evner å få til. Hva de kan få til om de virkelig må strekke seg. I noen tilfeller er dette også spørsmål om hva de har fått til, men det offentlige ennå ikke er kommet på å spørre dem om.
En slik dialog kan gi bærekraftskrav som fører oss i riktig retning. Det er et samspill, vi løfter sammen. Poenget er ikke at kravene fra det offentlige er så uoppnåelige for næringslivet, i mange tilfeller hører vi at ting er utviklet i bærekraftretning i bedriftene, men de blir aldri spurt om å leve opp til det. At det er slik, skyldes ikke nødvendigvis slapphet i offentlige sektor, men snarere at deres kunnskap om hva som er mulig å stille av krav – på rett måte, ikke er på høyden.
Hvorfor det er som det er
Huse-Fagerlie gav på NHO-konferansen en indikasjon på noen av grunnene til dette. I forbindelse med et kurs for nyansatte kommune-innkjøpere hun holdt, gjorde hun en uformell undersøkelse. Blant de drøyt 70 deltakerne der viste det seg at 75% var i en kommune der de som drev med anskaffelser, var en stab med fem eller færre medarbeidere. Og 10% var alene om innkjøp og hadde 100%s stilling eller mindre. Det var vanskelig å få napp på spørsmålet om anskaffelsene åpenbart/konkret var hengt opp i noen form for overordnet strategi for kommunen. Noen av kursdeltakerne svarte ja på spørsmålet om kommunen hadde anskaffelsesstrategi.
M.a.o. kan vi slutte at det finnes ledelse – administrativt og politisk – i det offentlige, som gjør det vanskelig for de som har ansvaret for innkjøp, dels å stille gode nok bærekrafts-krav, dels å ha god nok, tillitsutviklende samhandling med næringslivet. I såfall står det i motsats til det stadig gjentagende mantra om at det offentliges innkjøp er et viktig verktøy om vi skal nå de internasjonale bærekraftsmålene.
Trygghet
Det er også snakk om trygghet, en trygghet som utvikler seg via kunnskap. Huse-Fagerlie pekte på at det i dag er mange som er redde for å gjøre feil enten i forhold til regelverket eller til de best egnede kravene sett opp mot hva som er anskaffelsens formål. Det siste kan «rettes på» ved tilgang på kunnskap knyttet til næringslivets muligheter og til bærekrafts-kompetanse.
Når det gjelder å være redd for å gjøre feil, er det en av de virkelig grunnleggende fenomener på området offentlige anskaffelser. Dels er det utslag av en korrekthetskultur som råder i det offentlige, og det skal man ikke uten videre kimse ad. Men det er også et utslag av noe som kom inn sammen med de nye EU-reglene for offentlige anskaffelser, og som henger i. Myndighetene mente det først var viktig å sikre at de nye reglene ble etterlevet før de bestemte at de som skulle foreta innkjøpsøvelser måtte lære de nye reglene godt nok. Og i mange år herjet pressen, spesielt lokal- og regionpressen, med de rundt omkring i landet som fikk Kofa-avgjørelser mot seg. Omdømme-krise. Slikt må man rimeligvis passe seg for å utsette arbeidsplassen sin for. Frykten sitter i ennå mange steder.
Uro over offentlig sektor
Og så er dette selvsagt den uro som råder i mange næringslivskretser over offentlig sektor generelt. I utgangspunktet skyldes det at man gjerne i liten grad vet om hva det offentlige er til for, men derimot tror mye. I og for seg det samme som omvendt finnes i offentlig sektor – ah, ja, disse næringslivsluringene. Begge segmenter har nok eksempler som gir næring til sine oppfatninger. Vi er jo alle mennesker.
Men det er klart at en tilbyder som ikke vinner den kontrakten det jaktes på, mener at noe er gjort galt, i det minste har en mistanke om det. Mye arbeid er nedlagt, det står om arbeidsplasser, om inntjening, evne til å betale skatt, til å videreutvikle seg og sine produkter etc. Og man deltar ikke i anbudskonkurranser bare for å ha noe å gjøre, med mindre man er konsulent som hjelper til med å skrive tilbud for andre, da.
Dialog etter konkurransen
Et tap i en konkurranse svir selvsagt. Og her er vi inne på et annet svært viktig tillitvekkende tiltak, nemlig å ta seg tid til å gjennomgå for taperne i konkurransen hva som gjorde at de ikke nådde opp. Å gi de en forklaring, en dokumentasjon, dels å lære av, men ikke minst for å inngi tillit til at hva man på oppdragsgivers side har gjort, er skikkelig, selv om taperne ikke er enig. Men de skal ha for å stille opp, forklare, som en leverandør en gang sa til Anbud365. Slikt øker tillit til at prosessene foregår ryddig og ordentlig, noe som er viktig for de som er med i konkurransen.
Lenge var det slik at for nær kontakt med leverandører var nærmest farlig, om enn ikke direkte ulovlig. I dag er tonen en helt annen. Klokelig nok. Og utviklingen går i riktig, tillitsbyggende retning. Markedsdialog i mange former, noen sender konkurransegrunnlag på høring etter en konkret leverandørdialog – før de setter konkurransen i sving. Ikke få oppdragsgivere har også dialog etter avsluttet konkurranse for å forklare og svare på spørsmål fra de som ikke nådde opp. Dessverre står tid og ressurser noen steder i veien for å pleie slike tiltak godt nok, enn si enda bedre. Spesielt på bærekraft er dette ikke greit. Vi skal alle bidra, dra i samme retning, og offentlige innkjøp er en høyt verdsatt muskel. Flere og flere innser at dette krever tiltak i egen organisasjon for å gjøre det beste ut av det. Men ikke alle – der dette ikke er prioritert.
Bli den første til å kommentere på "Samhandling bygger tillit"