Legger til rette for lokale, men uten systematiske analyser, planer eller tiltak

Både kommunen og det innkjøpssamarbeidet den er med i, mener de i stor grad legger til rette for lokale leverandører i sine anskaffelser. Men ingen av dem har gjort systematiske analyser, definert delmål, planer, etablert tiltak, rutiner eller liknende for å legge til rette for lokale. Dette fremgår av en revisjonsrapport. De lokale er konkurransedyktige på pris, heter det, men kommer til kort overfor store, proffe nasjonale aktører bl.a. på grunn av krav om å ha nettbutikk, klima og miljøkrav (eks. nullutslippskjøretøy) og i noen tilfeller manglende digital dyktighet eller verktøy.

Vestfold og Telemark revisjon IKS har gjennomført en forvaltningsrevisjon av innkjøp i Telemarks-kommunen Kviteseid med drøyt 2400 innbyggere. Kommunen deltar i Telemark Innkjøpssamarbeid (TIS). Mesteparten av det kommunen trenger til vanlig omfattes av rammeavtaler TIS står for, men på noen saksområder må kommunen selv gjøre innkjøp og gjennomføre konkurranser.

Kompetanse og lojalitet

Kommunen har overordnet innkjøpsreglement/strategi, fremholder revisjonen, men ikke handlingsplaner, skriftelege rutiner eller liknende for å følge opp målet i innkjøpsstrategien.  Det kunne ha vært et nyttig virkemiddel dersom kommunen ville satse mer systematisk på tilrettelegging for lokalt næringsliv, bemerker revisjonen. Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sikret nødvendig kompetanse i egen organisasjon, fremgår det av revisjonsrapporten, og heller ikke oppdatert reglement el. som viser hvem som har ansvar i innkjøpsprosesser.

Kommunen har oversikt over sine rammeavtaler, heter det, men har ingen tiltak for følge opp om de ansatte er lojale mot avtalene. Det var mangler i flere av innkjøpsprosessene, i ett tilfelle var det ikke kunngjort konkurranse i samsvar med regelverket, påpeker revisjonen. Kommunen får fem anbefalinger i rapporten fra revisjonen: Innkjøp/anskaffelser bør bli gjennomført i samsvar med regelverket, lønns- og arbeidsvilkår bør stilles der det er pålagt og tiltak for at ansatte skal ha nødvendig kompetanse bør iverksettes. Dessuten bør kommunen sørge for at roller og ansvar for innkjøp/anskaffelser er avklart og skriftlige og vurdere behov for rutiner og prosedyrer på innkjøpsområdet.

Legge til rette

Som ledd i revisjonen er det også sett nærmere på kommunens tilrettelegging for lokale næringsdrivende i sine innkjøp. Kommunen har ikke gjort analyser, definert delmål, planer, etablert tiltak, rutiner eller liknende for å følge opp målet i innkjøpsstrategien om slik tilrettelegging, heter det. Men kommunen mener de bruker lokale leverandører i stor grad, f.eks. kjøpes mye dagligvarer lokalt.

Kommunen bruker timepris som tildelingskriterium. Det er, fremgår det av revisjonsrapporten, enklere for lokale leverandører å levere tilbud på timepris, enn å levere pris på et ferdig prosjekt ved en enkeltkunngjøring. I noen tilfeller har kommunen satt krav om responstid, da har lokale leverandører en fordel. Kommunen erfarer at de lokale er konkurransedyktige på pris, og derfor ofte vinner oppdrag.

Innkjøpssamarbeidet

Heller ikke innkjøpssamarbeidet TIS har gjort systematiske analyser, definert delmål, planer eller andre tiltak for å legge til rette for lokalt næringsliv i konkurransene. Likevel mener de at de er opptatt av å legge til rette for lokalt næringsliv. TIS har erfart at store nasjonale aktører er mer profesjonelle til å levere tilbud, og mener krav om å ha nettbutikk kan være årsak til at lokale ikke leverer tilbud. Klima og miljøkrav (eks. nullutslippskjøretøy) likeså, og i noen tilfeller kan også manglende digital dyktighet eller verktøy være forklaringen på at det ikke kommer tilbud fra lokale.

Revisjonen sendte ut en spørreundersøkelse til bedrifter med adresse i Kviteseid kommune. Svarprosenten var svært lav, men de som har svart, mener i hovedsak at Kviteseid kommune spiller en viktig rolle for det lokale næringslivet. De er flinke til å bruke lokale leverandører, heter det, men legger for stor vekt på pris i anbudskonkurransene. Det ble også pekt på at kommunen i større grad bør dele opp større anskaffelser, slik at mindre bedrifter lettere kan levere tilbud.