Hvorfor er beste praksis stadig en utfordring?

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

De siste ukene har Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, DFØ og Bodø kommune fått internasjonale priser for to viktige anskaffelser. I samme periode er det gjennomført anskaffelser som ikke etterlever begrunnelsesplikten. I KOFA-avgjørelsene og i domsavgjørelser finnes det en rekke feil og mangler ved gjennomføringen av anskaffelser hos offentlige oppdragsgivere. Det er åpenbart en betydelig strekk i det anskaffelsesfaglige laget.

Mangel både på evne og vilje

Gjennom Anskaffelsesundersøkelsen til DFØ og undersøkelser gjort av Riksrevisjonen, er det gang på gang avslørt mangel på grunnleggende kunnskap også ved bruk av skjerpede krav til miljø. Dette er også påpekt i Anbud365 i en artikkel fra Rådgivende Ingeniørers forening, 4. april i år. Det kan hende at de mange oppdragsgivere og anskaffelsesrådgivere ikke vet bedre. Det er oppdragsgivers plikt og ansvar å sørge at virksomheten har tilstrekkelig kunnskap for å gjennomføre samtlige oppgaver innenfor eget tjenesteområde. Det er ikke mangel på opplæringstilbud, veiledere og annet som kan benyttes i opplæringsøyemed. Det er imidlertid i stor grad mangel på vilje til å satse på anskaffelsesfaglig kompetanse hos mange oppdragsgivere, gjennom en systematisk og målrettet kunnskapsbygging på veien mot beste praksis. Det kan kanskje være en trøst at selv direktoratet som forvalter lov og forskrift om offentlige anskaffelser kan trå feil og dermed avvike fra beste praksis. DFØ ble ilagt et gebyr for en ulovlig direkteanskaffelse i forbindelse med en IT-anskaffelse.

Det kan også hende at oppdragsgivere tror de i større grad kan utvide, og gjøre bruk av sitt innkjøpsfaglige skjønn, om de ikke stiller nødvendige krav eller begrunner sine beslutninger i anskaffelsesprosessen. Det er i tilfelle en fullstendig gal virkelighetsoppfatning. Lov og forskrift er til for å skjerme anskaffelsesprosessen mot utilbørlig påvirkning. Dette gjelder også utilbørlig påvirkning fra egen virksomhet. Påvirkning fra oppdragsgivere som ønsker en bestemt leverandør for oppdraget eller som ønsker å stå mest mulig fritt i valget av leverandør.  Dette strider i tilfelle mot grunnpilarene i offentlige anskaffelser og også i all offentlig tjenesteproduksjon som er integritet og ansvarlighet. Det er skrevet og snakket mye om skjerpede miljøkrav og om Lovutvalgets delinnstilling I. Jeg savner en tilsvarende oppmerksomhet mot kravene til ansvarlig saksbehandling og god anbudsskikk som er basert på integritet og ansvarlighet. Standard Norge har i denne sammenheng utviklet en europeisk standard for integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser – Integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser, NS-EN 17687 gir innkjøpsorganisasjoner veiledning i hvordan de kan gjennomføre en anskaffelsesprosess som bidrar til å ivareta integritet, ansvarlighet og transparens i prosessen. Alt fra behovsidentifikasjon til levering av varer, tjenester og arbeidskontrakter omfattes av prosessen. Forutsetningene for en sunn og rettferdig konkurranse knyttet til offentlige anskaffelser er at interessekonflikter, partiskhet, korrupsjon, bedrageri og bindinger til karteller i anskaffelsesprosesser bekjempes, heter det i omtalen av arbeidet med standarden Standard Norge.

Organisert kriminalitet er en trussel

Økokrim, Arbeidstilsynet og Transparency International, Norge advarer offentlige oppdragsgivere om økning i organisert økonomisk kriminalitet, økning i brudd på lønns-og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter og om økning i korrupsjonen over store deler av verden. Kanskje en av årsakene til denne urovekkende utviklingen nettopp har sammenheng med at offentlige oppdragsgivere, ikke i sterk nok grad, utviser integritet og ansvarlighet?

Det blir i denne sammenhengen viktigere og viktigere hvilke leverandører offentlige oppdragsgivere inngår kontrakt med. Det skal ikke være en konkurranse om å levere mest, men å levere best. Beskrivelsen av anskaffelsen i form av krav, kriterier og kontraktsforpliktelser skal sikre behovsdekning, avtalt pris, kvalitet, relevante krav for å redusere klimaavtrykket i hele livssyklusen. Videre skal krav og kriterier bidra til et bærekraftig og likestilt samfunn gjennom bl.a. krav til universell utforming og å sikre menneskerettigheter. Samtlige krav og kriterier skal utformes i et innbyrdes samspill, slik at målet om oppfyllelse av en effektiv bruk av samfunnets ressurser oppnås i hele avtaleperioden.

Korrupsjon – en trussel mot demokrati og menneskerettigheter

For å utvikle et bærekraftig samfunn med tilhørende tjenester, gjennom kjøp av varer og tjenester, er også arbeidet med korrupsjonsbekjempelse svært viktig. «Korrupsjon utgjør en trussel mot demokrati og menneskerettigheter» sa bl.a.  viseadministrerende direktør Anniken Hauglie, da hun åpnet den 9. antikorrupsjonskonferen i Næringslivets hus i 2023.

Korrupsjonsbekjempelse er også svært viktig ifølge Agenda 2030. Agenda 2030 er en plan for bærekraftig utvikling som ble vedtatt av FNs generalforsamling i 2015. Planen har som mål å skape en verden uten fattigdom, sult, sykdom og frykt, og med likeverdig tilgang til utdanning, helse, sosial beskyttelse og rent vann og sanitærforhold. Planen krever felles innsats fra myndigheter, sivilsamfunn, privat sektor og akademia i alle land. Anniken Hauglie sa videre at» FN har anslått at over 20 tusen milliarder kroner går til korrupsjon hvert år.  Dette svimlende beløpet hindrer at bærekraftsmålene nås, det øker ulikhetene, utarmer utviklingslandene og forhindrer økt velferd. Korrupsjon må derfor aktivt bekjempes av bedrifter, myndigheter og organisasjoner. Kampen for transparens og kampen mot korrupsjon må fortsette for full styrke.» Derfor er også beste praksis innenfor integritet og ansvarlighet hos offentlige oppdragsgivere av meget stor betydning når det handles varer og tjenester for mer enn 740 milliarder kroner hvert år.

Innkjøpsfaget i kontinuerlig utvikling

Å være ansvarlig for virksomhetskritiske anskaffelser krever sitt. Det blir stadig mer som å løpe en maraton. Det er for sent å drikke når man løper en maraton, i det tørsten melder seg. Det samme gjelder offentlige oppdragsgivere som ønsker å sikre beste praksis. Kunnskapskravene er så sterke at enhver ansvarlig offentlig oppdragsgiver må sørge for kompetente anskaffelsesrådgivere hver eneste måned. Senest 4. april i år kunne vi lese i Anbud365: «Prop. 69 LS (2023–2024) som ble fremmet for Stortinget for få dager siden, gjelder en lov om bærekraftige produkter og verdikjeder (bærekraftige produkter-loven). Det er en fullmaktslov, som Klima- og miljøverndepartementet står bak og som har til formål å hjemle et nytt og forsterket EU-rammeverk for bærekraftige produkter. Et slikt rammeverk er under rask utvikling, med forankring i EUs handlingsplan for sirkulær økonomi fra 2020. Forslaget til «bærekraftige produkter-loven» omfatter to grupper regelverk: Et som stiller konkrete krav til produktenes bærekraftsegenskaper, såkalt økodesign, og et som stiller krav i hele verdikjeden, fra vugge til grav. Nylig kom  også EUs såkalte økodesignforordning, som nettopp gir hjemmel for regler med bindende grønne innkjøpskriterier for offentlige anskaffelser. Verdikjederegelverket på sin side, inneholder også hjemler for å vedta utfyllende regelverk med krav om å ta i bruk bindende grønne offentlige anskaffelseskriterier. Lignende bestemmelser eller hjemler for utfyllende anskaffelseskriterier er dessuten inntatt i andre deler av EUs regelverk.»

En ny rolleforståelse inkluderer økt bruk av standarder og sertifiseringer

Regelverksutviklingen skjer nå så raskt at den som ikke følger med i timen vil ubønnhørlig bli akterutseilt med fare for å gå ut på dato, rent kunnskapsmessig og kan derfor se langt etter håpet om å implementere beste praksis i anskaffelsesfunksjonen.

Det kan bety økte utgifter i form av opprydding i etterkant av anskaffelsene dersom de ikke er gjennomført i henhold til nye og skjerpede lover og forskrifter. Nye tider krever en ny rolleforståelse for offentlige oppdragsgivere. Oppdragsgivere kan benytte gjennomarbeidede standarder og standard krav og kriterier som produseres på løpende bånd fra bl.a. Standard Norge, Miljømerking, Miljøfyrtårn, Miljødirektoratet, Etisk Handel, EU og DFØ. Standarder og standard krav og kriterier er nettopp utarbeidet for å sikre beste praksis og vil bidra til så vel optimal behovsdekning som økt profesjonalitet, kostnadsbesparelser og effektivisering og dermed sikre en effektiv bruk av samfunnets ressurser.