Av Karen Anne Rekkedal, partner og Marte J. Røkke, advokatfullmektig – begge Selmer
Påsken er overstått, med rolige feriedager for de aller fleste. Det er likevel ikke alle som startet påskedagene med hvilepuls og lave skuldre.
For mange oppdragsgivere kan begynnelsen på en ferie være en milepæl for ferdigstilling av prosjekter. Dette innebærer ofte at pågående konkurranser forsøkes ferdigstilt og kontrakter signert, eventuelt at evalueringen ferdigstilles og tildelingsbrev sendes ut før ferien. I de tilfellene hvor kontrakt tildeles før en ferie, vil karensperioden løpe i ferien. En problemstilling vi til stadighet ser dukke opp, er om karensperioden kan settes slik at utløpet skjer i en ferie eller på en helligdag.
Vi ser dermed behov for å repetere reglene og føringene som gjelder for karensperiode, da realiteten er at oppdragsgivere trenger denne påminnelsen.
I det øyeblikket oppdragsgiver meddeler resultatet for konkurransen, og tildeler kontrakt, vil karensperioden begynne å løpe, jf. anskaffelsesforskriften §§ 10-1 og 25-1 (1). Kontrakten kan ikke signeres før etter utløpet av karensperioden. Når det gjelder lengden på karensperioden skal denne være minst ti dager for anskaffelser over EØS-terskelverdi, jf. anskaffelsesforskriften § 25-2. For anskaffelser under EØS-terskelverdi er det ingen minimumsfrist for fastsettelse av karensperiode, det skal kun angis en “rimelig karensperiode”, jf. anskaffelsesforskriften § 10-2. Formålet med karensperioden er å sikre leverandørene effektiv klageadgang, ved å gjøre det mulig å stanse en kontraktsinngåelse som vil være i strid med anskaffelsesregelverket. Dette er dermed en svært viktig mekanisme for leverandørene som har vært med i konkurransen.
Føringene i forskriften er likevel bare minimumskrav – oppdragsgiver står helt fritt til å fastsette en lengre karensperiode. Etter Nærings- og fiskeridepartementets veileder oppfordres oppdragsgivere til å vurdere en lengre karensperiode i særlig to tilfeller (veilederens punkt 37.2.2):
- I større og kompliserte anskaffelser
- Ved høytidsfeiringer, som jul og påske, og i fellesferien
Å fastsette en lengre karensperiode er likevel ikke noe oppdragsgiver er pliktig til – det vil alltid være tilstrekkelig å forholde seg til anskaffelsesforskriftens minimumskrav. En leverandør har derfor ingen mulighet til å formelt påklage lengden på karensperioden, så lenge den overholder minimumskravene.
Når det gjelder beregningen av karensperioden, løper denne fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Karensperiodens utløp skal beregnes i tråd med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen, jf. anskaffelsesforskriften § 7-6. Hovedregelen er at alle frister i anskaffelsesregelverket regnes i kalenderdager, med unntak der hvor det er angitt at beregningen skjer i virkedager.
Særlig viktig er det at oppdragsgivere merker seg artikkel 3 i forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen. I artikkel 3 punkt 3 følger det at karensperioden uten problem kan løpe på helligdager og fridager, søndager og lørdager. I de tilfellene hvor karensperioden utløper på en helligdag eller fridag, søndag eller lørdag, skal fristen “utløpe ved slutten av den siste timen av neste virkedag”, jf. samme artikkel 3 punkt 4. Eksempelvis vil dette medføre at en karensperiode som var satt med utløp på langfredag i årets påske, i realiteten først ville utløpt ved midnatt tirsdag 02. april.
Selv om reglene er klare på at karensperioden ikke kan utløpe på helligdager og fridager, skaper det likevel mye usikkerhet og stress hos leverandørene dersom oppdragsgivere fastsetter slike frister. Vår erfaring er at i de tilfellene hvor oppdragsgiver ikke tar tilstrekkelig hensyn til tilbyderne ved fastsettelse av karensperiode, blir også klagevilligheten høyere. Det medfører unødvendig stress for begge parter – oppdragsgiver får på sin side innsynsbegjæringer og klager på bordet i hui og hast før ferien, mens tilbyderne må bruke ressurser på bistand på grunn av manglende tid til å områ seg.
Det er viktig at leverandørene ikke ender opp med å bære byrden for at et prosjekt allerede er forsinket, eller at oppdragsgiver bare ønsker å ferdigstille en konkurranse. Som regel er det nedlagt store ressurser i forbindelse med deltakelse i konkurranser, hvor leverandørsiden er maktesløse når det kommer til påvirkning ved samtlige frister i en anbudsprosess. Da bør det i alle fall gis tilstrekkelig tid til å vurdere utfallet av konkurransen, og ikke la frister falle på røde dager.
Det oppfordres til at oppdragsgivere gjør en fornuftig vurdering ved fastsettelse av karensperiode, hvor også hensynet til leverandørene blir medtatt i beregningen. Dette vil lede til et bedre samarbeid med tilbyderne, mindre stress for begge parter og potensielt lavere klagevillighet. God dialog og åpenhet med tilbyderne vil være et godt tiltak. Ofte må leverandørene forholde seg til en tentativ tidsplan, hvor det fremgår at tildeling vil skje i et relativt vidt tidsrom. Dette gjør det lite forutberegnelig for leverandørene og vanskelig å planlegge. Dersom leverandørene er forberedt på når tildelingen skjer, vil det være enklere å allokere ressurser og forberede seg på det som kommer.
Mai er like rundt hjørnet, med mange røde dager. Like etter kommer sommerferien. Denne påminnelsen om karensperiode må tas i betraktning ved den kommende planleggingen av konkurranser og tildeling av kontrakter.
Bli den første til å kommentere på "Nok en artikkel om karensperiode, med en pekefinger til oppdragsgiverne"