Å lure inn marginer ut over hva kontrakten tillater

Av Jacob M Landsvik

Det er kjent at det kan forekomme forsøk på å øke marginene i offentlige anskaffelser utover det som kontrakten tillater. Dette kan skje gjennom ulike metoder som overfakturering, skjulte kostnader eller endringsordrer som ikke er i tråd med kontraktens bestemmelser.

Enkelte leverandørers kreativitet for å maksimere marginene er stor. Etter hvert som kriminelle nettverk og useriøse leverandører får fotfeste i offentlig sektor, skal vi ikke se bort fra at dette blir en stadig mer benyttet metode for å vinne offentlige kontrakter. Leverandøren vinner tilsynelatende en konkurranse basert på oppgitte evalueringskriterier, men presser prisen som ofte er avgjørende for tildelingen, i forvissning om at laveste pris sjelden blir gjenstand for en klage så lenge ikke prisen er mistenkelig lav.  Derfor blir oppdragsgivers undersøkelser av de ulike leverandørene både finansielt og driftsmessig av stadig større betydning. For å avdekke leverandørers finansielle og driftsmessige situasjon før en kontraktsinngåelse, kan oppdragsgiver:

• Be om de siste årsregnskapene (balanseregnskap, resultatregnskap og kontantstrømoppstilling). Analyser nøkkeltall som omsetning, resultat, egenkapital, gjeldsgrad og likviditet. Det finnes konkurspredikasjonsverktøy i markedet som kan benyttes i analysen
• Sjekk om regnskapene er revidert av en uavhengig revisor, og les revisjonsberetninger nøye mht merknader
• Bruk gjerne kredittvurderingsbyråer mht en vurdering av leverandørers kredittverdighet. Det kan gi innsikt i betalingshistorikk og synliggjøre risiko for betalingsproblemer
• Vurder leverandørens produksjonskapasitet og evne til å levere i henhold til kontraktsforpliktelsene. Dette kan inkludere inspeksjon av produksjonsanlegg og utstyr
• Sjekk dokumentasjon som viser om leverandøren har kvalitetsstyringssystemer som ISO-sertifiseringer, og hvordan de håndterer kvalitetskontroll basert på anerkjente standarder og/eller sertifiseringer
• Be om referanser fra andre oppdragsgivere for å få innsikt i leverandørens pålitelighet, kvalitet, leveringsdyktighet og service. Referanser skal innhentes skriftlig og ligge ved som dokumentasjon til evalueringen
• Gjennomfør risikovurderinger basert på bransje, geografisk tilhørighet og benytt gjerne Transparency International sin korrupsjonsindeks eller risikovurderinger utarbeidet av DFØ. Vurder bransjen som leverandøren opererer i, inkludert risikoer knyttet til markedet, anskaffelsens egenart og økonomiske forhold
• Analyser leverandørens posisjon i verdikjeden og deres eventuelle avhengighet av nøkkelkunder eller underleverandører, samt deres geografiske tilhørighet
• Gjør analyser av data basert på hva som er tilgjengelig og hva som kan regnes som troverdige data. Sett sammen data fra ulike kilder til et større bilde

Det er forbundet med stor risiko å videreføre en kontrakt som endres i vesentlig grad. Allikevel sees dette av mange oppdragsgivere som det minste av to onder.

Å terminere en kontrakt før tiden fører til merarbeid, fare for rettslige konflikter og ditto ekstrakostnader. Derfor kan det være fristende for oppdragsgivere å leve med kontrakten til tross for mislighold. Det kan også være slik at oppdragsgiver har valgt en foretrukket leverandør og vil akseptere både økte priser og endringsordre. Det finnes også eksempler på, i korrupsjonssaker, at overfakturering har vært avtalt mellom oppdragsgiver og leverandør og at penger har blitt fordelt mellom enkeltpersoner hos oppdragsgiver og leverandør.

Med økende oppmerksomhet på bærekraft er det også viktig å følge opp krav og kriterier som er stilt i konkurransegrunnlaget. Det finnes eksempler på at i det kontrakten var signert gikk leverandøren som ble tildelt oppdraget bort fra å levere varene med elektriske biler. Det er leverandører som lover mer enn de har tenkt å innfri, nettopp med tanke på at mange oppdragsgivere tilpasser seg i stedet for å heve kontrakten. Det er også oppdragsgivere som krever mer enn de har tenkt å følge opp i avtaleperioden. I begge tilfeller er faren for at ressurser kommer på avveie. Målet for enhver oppdragsgiver må være å bli en krevende kunde på fellesskapets vegne, slik at samfunnets ressurser benyttes på en effektiv måte.