Å sikre nødvending dokumentasjon i sine anskaffelser er åpenbart en utfordring for Gjerstad kommune i Agder. En nylig revisjonssjekk viste at bare tre av 10 anskaffelser fikk godkjent når det gjelder dokumentasjon. Og det er ikke første gang kommunen rammes av samme feil. Rådet fra revisjonen er å ta en gjennomgang av sine rutiner for å sikre tilfredsstillende dokumentasjon for alle anskaffelser over terskelverdien på NOK 100 000.
Gjerstad er en Agder-kommune med noe over 2400 innbyggere. Sørlandet kommunerevisjon gjennomførte nylig en forenklet etterlevelseskontroll av kommunens anskaffelsespraksis. Spørsmålet var om kommunen etterlever anskaffelseslovens krav om å dokumentere anskaffelser over NOK 100 000.
Har mangler
Revisors svar klart nok:
«Basert på resultatet av de utførte handlingene og innhentede bevis, er vi ikke i stand til å konkludere positivt på at kommunen i det alt vesentlige etterlever bestemmelsene i anskaffelsesforskriften§ 7-1 om å dokumentere anskaffelser over terskelverdien. Våre funn indikerer at rutinen knyttet til dokumentasjon av anskaffelser har mangler».
Mangelen på dokumentasjon har også tidligere vært pekt på i Gjerstad, og funnene i etterlevelseskontrollen vil medføre innskjerping i rutinene knyttet til anskaffelser, forsikrer kommunedirektør Per Gunnar Johnsen, ifølge Aust-Agder Blad.
10 anskaffelser sjekket
Revisjonen valgte til sitt formål ut 10 anskaffelser med utgangspunkt i en fakturaverdi mellom NOK 100 000 og 1 300 000. Utvalget er fordelt 50 % mellom drifts- og investeringsutgifter. Kontrollen er oppsummert slik i et saksdokument til kommunens kontrollutvalg:
«- Av det totale utvalget er vi forelagt dokumentasjon/protokoll for 6 anskaffelser
– For 3 av disse er dokumentasjonen utilstrekkelig
– Utilstrekkelig dokumentasjon innebærer manglende dokumentasjon av at det er innhentet tilbud fra flere, eller ingen beskrivelse av prosessen
– For 4 anskaffelser er vi ikke forelagt noe dokumentasjon
For en anskaffelse manglet det også bevilgning fra kommunestyret».
Ny bil – og sikring av dokumentasjon
På bakgrunn av funnene anbefaler Sørlandet kommunerevisjon at administrasjonen tar en gjennomgang av sine rutiner for å sikre tilfredsstillende dokumentasjon for alle anskaffelser over terskelverdien på NOK 100 000. Dokumentasjonen skal foreligge på tidspunktet for anskaffelsen for å sikre korrekt og varig etterprøvbarhet.
I Aust-Agder Blad står det at anskaffelsen som manglet bevilgning fra kommunestyret, gjelder ny bil til nullvisjonslederen som Gjerstad kommune ansatte i 2024. Gjerstad er vertskommune fornullvisjons-prosjektet og det er fylkeskommunen som dekker utgiftene, kunne kommunedirektør Per Gunnar Johnsen forklare. Ved en inkurie ble anskaffelsen ikke inntatt i investeringsbudsjettet før vi rapporterte for 2. tertial (inkl. budsjettregulering), den burde vært lagt fram i februar 2024, ifølge forklaringen til kommunedirektøren.
Bli den første til å kommentere på "Agder-kommune med ny dokumentasjons-bom: Godkjent bare i tre av ti anskaffelser"