Larvik kommune har bygget et så godt og brukervennlig digitalt system for innkjøpsanalyse at det heretter vil bli brukt for kommunalsjefenes rapportering til kommunedirektør.
Du kan lese mer om framgangsmåten og erfaringene til Oslo kommune i DFØs eksempelbank: Larviks system gir lederne bedre oversikt over innkjøp | Anskaffelser.no
Eksempelbanken
I eksempelbanken for bærekraftige og innovative anskaffelser til DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) finner du for øvrig en rekke kortfattede eksempler innhentet fra anskaffelsespraksis omkring i landet. Her er kontaktopplysninger og konkurransegrunnlag for faktiske anskaffelser, styringsdokumenter for anskaffelser, samt for kontraktsoppfølging som på ulike måter fremmer grønn omstilling og bærekraftig utvikling.
Eksempler fra «banken» vil du også finne publisert på Anbud365 i tiden fremover.
Hva gjorde Larvik kommune?
Larvik kommune var i 2020 først i Norge med å ta i bruk danske Bubobubos innkjøpsanalyseverktøy. Siden den gang har kommunen gradvis bygget et system som gjør at detaljert fakturainformasjon kan analyseres og aggregeres etter behov i hele «linja» i organisasjonen. Hver leder har et dashbord som gir enkel oversikt over innkjøp i hens enhet, og kan drille ned i dataene etter behov, helt ned til enkeltartikler. Hovedindikatoren i dashbordet er andelen innkjøp gjort på avtale. Kommunedirektøren har bestemt at fra 1. september skal hver kommunalsjef ha et måltall på 80 prosent. Dersom andelen innkjøp på avtale er lavere, har kommunalsjefen ansvar for å gjennomføre tiltak.
Dashbordet gir også analyse av om innkjøp på avtale har skjedd til avtalt pris eller ei. Slik blir det enkelt å avdekke feilfakturering.
Bubobubo har også dashbord med en annen, svært viktig funksjonalitet: Innkjøpsavdelingen kan følge med «i sanntid» på forbruk under de ulike avtalene, sett opp mot avtalenes økonomiske rammer og tidslinje. Slik får man automatisk varsel i god tid for å endre avtalene eller lyse ut nye konkurranser.
Nytten av innkjøpsanalyseverktøy er proporsjonal med kvaliteten på dataene som går inn i systemet. Innkjøpsavdelingen forsto tidlig at det var avgjørende å kunne koble hver enkelt faktura til kontraktsnummer og bestillernummer. Selv om kommunen krever at leverandørene oppgir kontraktsnummer i feltet som er reservert for det i EHF-Faktura 3.0, sliter mange av leverandørene med at deres eget system ikke tilrettelegger for det. Derfor har kommunen jobbet med sin leverandør av aksesspunkt, efacto, for at aksesspunktet skal lese de innkommende fakturaene og selv identifisere kontraktsnummer basert på vedlegg i pdf-format. Larvik har svært høy andel ehandel både på varer og tjenester, men også de fakturaene som kommer utenfor ehandel sendes til aksesspunktet.
Regnskapsdata lastes så opp én gang i måneden fra Agresso/Unit4 til Bubobubo. Dette vil snart gjøres via et API, og dataene vil oppdateres ukentlig. Det samme er gjort med organisasjonsstrukturen, slik at dataene for hver organisasjonsenhet kan gjøres tilgjengelig for riktig leder.
Fra kommunens konkurransegjennomføringsverktøy, Mercell, leses avtaler inn på leverandørnivå, med data for kontraktsperiode, kontraktsbeløp og kontraktsnummer. I tillegg leses leverandøravtalenes prisfiler inn. Larvik kommune bruker hovedsakelig ehandelskataloger.
Bli den første til å kommentere på "Larviks system gir lederne bedre oversikt over innkjøp"