Kjøper vi det «riktige», spør Larvik kommune, og jakter på innkjøpsdata

Larvik kommune som lenge har sett hvor viktig innkjøpsdata og innkjøpsanalyser er, tar nå et steg videre: De vil gjerne få rede på om de kjøper det «riktige». – Vi ønsker nå å sammenligne oss med andre kommuner på et overordnet nivå, poengterer han. Dette vil vi gjøre ved å sammenligne kostnad pr. innbyggere for de store innkjøpskategoriene, sier virksomhetsleder Anskaffelser i Larvik, Torstein Åkra til Anbud365. Planen er å starte arbeidet med å samle inn data og i løpet av høsten vil vi kunne ha et nytt viktig styringssystem på plass.

Vestfold-kommunen med sine nær 50 000 innbyggere har hatt mye oppmerksomhet rettet mot bruk av innkjøpsdata. Samtidig har de et samarbeid med Bergen kommune om å bedre innkjøpsanalysene: Datagrunnlag skal styrkes og dataene skal gjøre tilgjengelig.

Grundige innkjøpsanalyser

– Vi har løftet anskaffelser som en sentral del av virksomhetsstyringen, sier Åkra. Samtidig fortsetter vi å prioritere gode, bærekraftige anskaffelser, men er helt klare på at det blir stadig viktigere å gjennomføre grundige innkjøpsanalyser. Det gir bedre styringsinformasjon til ledere.

Analysene skal vise hva og hvor mye de faktisk kjøper inn for hele kommunen og også på eksisterende kontrakter. – Ved å gjøre disse dataene tilgjengelige for våre ledere, gir vi dem verktøyene til selv å overvåke og identifisere kategorier der kontraktsdekningen mangler, påpeker Åkra.

Må gjøre styringsinfo tilgjengelig

Han understreker verdien av å engasjere ledelsen via gode rapporteringssystemer. For mange ledere gir dette en ekstra dimensjon og en annen oversikt over kostnadene i sin virksomhet. – Innkjøpsavdelingene må i mye større grad enn tidligere gjøre viktig styringsinfo tilgjengelig for ledelsen, slår han fast.

Nå tar Larvik et skritt videre:

Det neste de kaster seg over er jo at selv om kommunen har en avtale, er det ikke sikkert de bruker den riktig. – Vårt styringssystem viser hvor mye vi kjøper fra en leverandør i de enkelte kategorier og vi ser enkelt hvor mye som kjøpes utenfor kjernesortimentet, fremholder Åkra. Dette kan jo være riktig og vi tar med oss dette inn i neste anskaffelse. Spørsmålet som vi da sitter igjen med er om vi kjøper det “riktige”?

Sammenlikne med andre kommuner

– Vi ønsker nå å sammenligne oss med andre kommuner på et overordnet nivå, poengterer han. Dette vil vi gjøre ved å sammenligne kostnad pr. innbyggere for de store innkjøpskategoriene. Dette er et prosjekt vi sammen med vår leverandør av innkjøpsanalyse, nå igangsetter. Vår leverandør har en løsning som heter SpendScore.

Han påpeker at dette vil kreve at vi får tilgang til kjøpsdata per leverandør de siste 3-5 årene fra kommunene.  – Vi hadde, forteller han, håpet at dette kunne være en nasjonal oppgave å tilgjengeliggjøre slike data, f.eks. via DFØ, men vi ser at vi må gjøre dette alene.  Vi planlegger nå å starte arbeidet med å samle inn data og i løpet av høsten vil vi kunne ha et nytt viktig styringssystem på plass.

SpendScore-eksempler

SpendScore -løsningen er en variant av Kostra-rapporteringen, men ikke pr. konto/art, men pr. leverandør. Leverandørene blir så kategoriserte, og man får fram en kostnad pr. kategori pr. innbygger.

Åkra viser et eksempel fra en dansk kommune omtrent på Larviks størrelse. Der dykket man ned i kategorien IT, underkategorien Kopi/print og fant at man betalte mer pr. innbygger enn medianene. Man fant at en del av merforbruket skyltes kommunens eget trykkeri. Det gav grunnlag for dialog med IT-sjefen, der man vurderte om det lønte seg å fortsette egenregi eller sette trykkingen ut. Konklusjonen ble oppjustering av maskinparken og en besparelse på 400 000 kroner uten dårligere service.

Et annet er fra en stor svensk kommune, som hadde avsluttet en ny konkurranse om matvarer. Fokus hadde ikke vært på pris, da man ved samme kategori for fire år siden hadde oppnådd store besparelser. Resultatet så skuffende ut – nesten ingen besparelser denne gangen. Benchmark viste imidlertid at kommunen kjøpte for 730 kroner pr. Innbyggere, medianen blant sammenlignbare kommuner var 860 kroner. Det betød 17 millioner kroner i «unngåtte merkostnader». Samtidig var det kommunens vurdering at sortimentet var av meget høy kvalitet og avstedkom stor tilfredshet både internt og hos borgerne.