Står på for å sikre lovlige avtaler i Helse Vest; oppe i over 90% nå

Det er fremdeles slik at en del avtaler i Helse Vest er forlenget ut over ordinær løpetid, men Sykehusinnkjøp divisjon vest står på kontinuerlig for å sikre lovlige avtaler. Andelen lovlige avtaler ligger på 93%, fremgår det av en statusrapport fra divisjonen for årets første tertial. Også forsinkelser sliter divisjonen med, men gevinstpotensialet er man fornøyd med – beregnet til 31 mill. (ca. 6 % av avsluttede prosjekt).

En statusrapport på utvikling og drift i Sykehusinnkjøp divisjon vest for første tertial 2018 ble fremlagt for styret i Helse Vest på forsommeren. Denne divisjonen i Sykehusinnkjøp har en forløper, nemlig Helse Vest Innkjøp, etablert i 2015. For Sykehusinnkjøp divisjon vest har 2017, og nå 2018, derfor i hovedtrekk vært å konsolidere de mange utviklingsaktivitetene som ble gjennomført i Helse Vest Innkjøp i 2016.

Sykehusinnkjøp divisjon vest har sitt helt tydelige hovedfokus mot å sikre leveranse knyttet til sine driftsoppgaver, som gjennomføring av anskaffelser, avtaleforvaltning, analyse og rapportering på innkjøpsområdet og levering av masterdata.

460 prosjekter

Pr utgangen av april i år har Sykehusinnkjøp divisjon vest 460 prosjekter (inkl. nasjonale) i Innkjøpsplan 2018 for Helse Vest. Det ble videreført 257 prosjekter fra 2017, og innmeldt 360 nye prosjekter til innkjøpsplanen. Så langt i 2018 er det ferdigstilt 87 prosjekter, kansellert og utsatt 100 prosjekter og innmeldte 30 nye prosjekter, fremgår det av statusrapporten.

Gjennomføring av anskaffelser i Innkjøpsplan 2018 følger i hovedtrekk planen, men alle avdelinger har noen prosjekter som er forsinket. Dette betyr at det i samråd med foretakene som vil merke forsinkelsene, er gjort omprioriteringer og tidsforskyvninger, slik at man alltid er samstemt med foretaka på prioriteringer. Hovedårsakene til forsinkelsene er knyttet til:

• Tidkrevende å få innmeldte ressurser fra enkelte foretak
• Behovsavklaring er i enkelte tilfelle tidkrevende (spesielt i regionale og nasjonale anskaffelser)
• Fagressurser får ikke alltid nok tid å prioritere arbeid med prosjektene
• Fremdeles en del ad hoc innmeldinger av anskaffelsesbehov
• Forsinkelser i nasjonale prosjekter som ikke styres fra divisjon vest

1788 aktive avtaler

Sykehusinnkjøp divisjon vest har pr i dag ansvar for forvaltning av en samlet portefølje av 1788 aktive avtaler (inkl. nasjonale). Det har vært en økning i avtaler som forvaltes av Sykehusinnkjøp divisjon vest – portefølje pr april i fjor var på 1476.

Det er fremdeles slik at en del avtaler i Helse Vest er prolongert ut over ordinær løpetid. Sykehusinnkjøp divisjon vest arbeider kontinuerlig med å etablere avtaler slik at lovlige avtaler sikres. Andelen lovlige avtaler ligger på 93% ved utgangen av april i år.

Gevinstberegning

Sykehusinnkjøp divisjon vest mangler fortsatt en god og felles gevinstberegningsmodell, men med det forsiktighetsprinsipp som ligger til grunn for den modellen som er i bruk per nå, er det anslått et gevinstpotensial på kr. 31 mill. (ca. 6 % av avsluttede prosjekt) så langt i 2018. For et relativt modent innkjøpsmiljø som det Helse Vest har (gevinster hentet ut over tid) er dette en gevinst som en kan være fornøyd med, heter det i statusrapporten.