– Tror mange i det offentlige allerede sliter internt med å få god nok kvalitet på anbuds-dokumentasjonen sin. Skal man da i tillegg ut i markedet med et halvferdig dokument, tror jeg kanskje ikke det vil fungere så bra, sier Arve Sandvoll, Rådgiver – Anskaffelser, fellesenhet i Gjøvikregionen. Øystein Sætrang, innkjøpsleder, Eiendom og innkjøp, Hedmark fylkeskommune sendte hele konkurransegrunnlaget med invitasjonen til en dialogkonferanse for å få dialog og innspill. De to er blant de mest erfarne innkjøperne i Anbud365s kommentatorkorps.
I bestrebelsene med å treffe best med anskaffelser står dialog med leverandørmarkedet sentralt. Noen prøver også ordningen med å sende ut hele eller deler av konkurransegrunnlag på høring på forhånd. Med det som bakteppe inviterte vi vårt kommentatorkorps til å komme med synspunkter. Vi stilte følgende spørsmål – tre til innkjøpere, og et til leverandører:
• For leverandørene: Hva synes dere om å sende ut konkurransegrunnlag på forhånd, hva er evt. erfaringer med det, og hvilke råd vil du i tilfelle gi innkjøpere?
• For de av dere som vurderer å sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hvorfor – og hva er forventningen?
• For de av dere som hverken vurderer eller vil sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hva er begrunnelsen?
• For de av dere som sender hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, står ressursforbruket i stil med resultatet?
Her er det par kommentarer:
Øystein Sætrang, innkjøpsleder, Eiendom og innkjøp, Hedmark fylkeskommune
I en nylig case, omprofilering av fylkeskommunale bygg og kjøretøy, ble det invitert til markedskonferanse og fellesmøte med potensielle leverandører. Sammen med invitasjonen ble utkast til komplett konkurransegrunnlag vedlagt. Mange leverandører kom. På konferansen ble utkastet gjennomgått i detalj og diskutert. Teksten ble justert i plenum. Resultatet var en transparent prosess og forbedret konkurransegrunnlag – samt andre nyttige innspill til prosessen. Ingen benyttet tilbudet om en-til-en møter. Tilsvarende erfaring har jeg også hatt tidligere.
Konklusjon: Oppdragsgiver må gjøre hjemmeleksen og lage et så bra utkast som mulig, dette gir grunnlag for gode diskusjoner og ytterligere forbedringer – og den kommende konkurransen blir dermed bedre med færre snubletråder. Om ressursbruken øker? For oppdragsgiver: Egentlig ikke – men det er litt mer prosess før kunngjøring. Men dette tjener seg fort inn etter tilbudsfrist med enklere evaluering og færre innsigelser. En slik forutgående runde, vil jo også være god markedsføring av konkurransen, så det er en ytterligere gevinst hvis flere tilbud mottas.
Arve Sandvoll, Rådgiver – Anskaffelser, fellesenhet i Gjøvikregionen
… tar utgangspunkt i spørsmålet som gjelder de som hverken vurderer eller vil sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd:
Tror mange i det offentlige allerede sliter internt med å få god nok kvalitet på anbuds-dokumentasjonen sin. Skal man da i tillegg ut i markedet med et halvferdig dokument, tror jeg kanskje ikke det vil fungere så bra. Jeg er heller ikke uenig i at det er ute i markedet at ekspertisen sitter, men ikke på mange av de konkurransedokumentene vi benytter, snarere tvert om, og i alle fall ikke konkurransegrunnlaget. Dette er etter min mening et dokument som beskriver hvordan oppdragsgiver og tilbyder skal forholde seg til den informasjon som gis, og det må da være opp til oppdragsgiver hvordan man skal gjennomføre en anskaffelsesprosess. Det er også oppdragsgivers plikt å velge både kvalifikasjon- og tildelingskriterier som er relatert til hhv. leverandør og kontrakts-behovet. Det som gjenstår da er vel fremdriftsplan, og denne kan man nok avstemme med de riktige markedsaktørene.
Vår kontroll av objektiviteten i hva markedet anfører som kommentar til vårt dokument, er sentralt. Her kan vi i verste fall bli tatt – hva om en markedsaktør legger inn en logo eller skult sak som kan spores tilbake til vedkommende leverandør?
Derimot, så tar vi svært gjerne markedet med på råd og tilbakemeldinger når vi arrangerer informasjonsmøter om kommende anskaffelser og ikke minst nå man gjennomfører dialog/dialogkonferanser. Da ber vi om markedet syn på flere sentrale elementer i konkurransegrunnlaget, men ikke nødvendig vis at dette dokumentet skal sendes ut. Blir det endringer etter en høringsrunde må kanskje mye gjøres om og da må dokumentet ut igjen?
Avslutningsvis nevnes at hvis man ikke vet alt om markedet man henvender seg til, så har vel mange av oss et konkurransegjennomføringsverktøy som igjen sørger for at markedsaktørene i den spesifikke og relaterte kategorien får vite om at det nå foreligge en konkurranse. Dette tilbakeviser vel noe av det å ikke treffe riktig marked. I tillegg har vi selvfølgelig Doffin.
=====
Tidligere artikler i serien:
Anbud365-kommentatorer (I): Ja til konkurransedokumenter på høring
Anbud365-kommentatorene (II): Står ressursinnsatsen seg ved konkurransegrunnlag på høring?
Anbud365-kommentatorene (III): Ikke glem “dialogen i høringen”
Anbud365-kommentatorene (IV): Så galt kan det gå når man ikke lytter til leverandørene
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-kommentatorene (V): Skepsis og en måte å gjøre høringen på"