(Roger Bang Eie) Når «beste praksis»-veiledning om kontraktsoppfølging kommer, håper innkjøpsleder Jorunn Birkeland i Gjesdal kommune at det blir en form for plukkliste der de kan hente frem det som passer til situasjonen der og da i den aktuelle anskaffelsen. I mindre kommuner trengs sjekklister som ikke er for komplekse og som er brukervennlige, men opplever fra tid til annen at det lett blir for voldsomt, understreker hun når Anbud365 ber om en kommentar til den varslede veiledningen.
Rett før jul sist foreslå Finansdepartementets tildelingsbrev til DFØ for 2023. Det er, ifølge Finansdepartementet, behov for mer og bedre veiledning om kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser. DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) skal lede et arbeid med relevante aktører som skal utarbeide beste praksis for kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser. Beste praksis skal rette seg både mot kontraktsoppfølging generelt og mot oppfølging av krav som skal motvirke arbeidslivskriminalitet spesielt. Arbeidet skal ferdigstilles innen 1. juli 2023.
For å sjekke ut hvordan denne «marsjordren» mottas av de som står nær – og leder det praktiske innkjøpsarbeidet, har Anbud365 tatt kontakt med tre innkjøpssjefer – to i hver sin kommune, en i en fylkeskommune. Jorunn Birkeland er innkjøpsleder i Gjesdal kommune, og:
– Hva tilsier deres erfaring fra oppfølging av kontrakter at en slik «beste praksis» bør inneholde?
– For ca. 1 års tid siden kom DFØ med et skjema som var ment å brukes av prosjektledere og leverandører/entreprenører. Dessverre er det slik at vi som representerer mindre kommuner opplever at det blir for voldsomt, slår Birkeland fast. Jeg savner en DFØ-fullversjon og en light-versjon som mindre kommuner kan benytte se av. Slik sett, så håper jeg at det kan komme noe i denne sammenheng. Større kommuner kan også ha nytte av en slik versjon på de mindre prosjektene.
– Hun peker på at de sjelden har så store byggekontrakter som det disse skjemaene og veiledningene er ment å fange opp.
En form for plukkliste
– Det kan bli en utfordring å lage beste praksis der vi tenker at hver kontrakt er unik. Mitt håp er at det kan komme en form for plukkliste der vi kan hente frem det som passer til vår situasjon der og da. Det vil bli vanskelig med en mal som passer til alt, fremholder hun, og:
– I vår kommune og i andre kommuner på vår størrelse, så blir mange kontrakter fulgt opp av de som bestiller en tjeneste, typisk en driftsavdeling og gjerne en håndverker. Mange som bestiller er praktikere og har ikke alltid den faglige kompetansen til å ivareta en kontrakt – de ønsker bare å få ting gjort.
Det enkleste er det beste
– I større kommuner har gjerne de som jobber mot større kontrakter spesialkompetanse og erfaring, poengterer Birkeland. I mindre kommuner skal man favne om alt som skal anskaffes. Vi trenger sjekklister som ikke er for komplekse og som er brukervennlige. Tidsbruken i en travel hverdag gjør at vi må få aksept for å sette oss inn i nytt regelverk og endringer som kommer. Tid og kompetanse henger sammen.
Og:
– Jeg liker slagordet til Rema 1000: Det enkle er ofte det beste! Men man må selvsagt få med det som er viktig og riktig.
Bli den første til å kommentere på "«Beste praksis» om kontraktsoppfølging kommer, håper på brukervennlig sjekkliste"