Revisjonen: Dette må småkommunen skjerpe seg på

Den lille Finnmarks-kommunen Nesseby får klare anbefalinger etter en revisjon av anskaffelsesarbeidet deres: Konkurranse skal brukes også under den nasjonale terskelverdien, det er protokollplikt for anskaffelser over 100 000, innkjøpsreglement eller innkjøpspolitiske retningslinjer må lages, og retningslinjer for systematisk oppfølging av inngåtte rammeavtaler og kontrakter bør utarbeides.

Kommunen i Øst-Finnmark har snaue 1000 innbyggere. Rapporten fra en forvaltningsrevisjon i regi av Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS med utgangspunkt i kommunens anskaffelser i 2018 og 2019, foreligger nå. Formålet var å identifisere risiko ved innkjøpsrutiner, og undersøke om Nesseby kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester.

Undersøkelsen omfatter fem anskaffelser mellom 100 000 kroner og 1,1 mill, to anskaffelser mellom 1,1 mill og 44 mill og kommunens bruk av en inngått rammeavtale. Revisjonens vurdering er at Nesseby kommune i mange av de undersøkte anskaffelsene ikke har overholdt sentrale bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

Ikke konkurranse under nasjonal terskelverdi

Det foreligger ikke informasjon eller dokumentasjon som viser at det er gjennomført konkurranse når det gjelder de undersøkte anskaffelsene mellom 100 000 og 1,1 mill, heter det i rapporten fra revisjonen. Dette er brudd på hovedregelen om at konkurranse skulle vært avholdt for disse anskaffelsene. Når det gjelder anskaffelser mellom 1,1 mill og 44 mill er konkurranse avholdt etter regelverkets bestemmelser i de to kontrollerte anskaffelsene, heter det.

Revisors undersøkelse viser at kommunen ikke følger bestemmelsen om protokollføring i tre av de fem kontrollerte anskaffelsene. For en annen anskaffelse mellom 100 000 og 1,1 mill har ikke revisor mottatt verken informasjon eller dokumentasjon for å kunne kontrollere dette opp mot protokollplikten. I den siste er tilstrekkelig dokumentasjon mottatt, og revisjonen anser denne å være innenfor forskriftens krav.

Protokollføring

For de to kontrollerte anskaffelsene mellom 1,1 millioner og 44 millioner kroner er det for den ene anskaffelsen ikke mottatt protokoll slik at det ikke er mulig for revisjonen å foreta en undersøkelse opp mot protokollføringen og de øvrige revisjonskriteriene. Når det gjelder den andre anskaffelsen innenfor dette intervallet er protokollplikten oppfylt.

Nesseby kommune har sammen med 11 andre kommuner inngått rammeavtale på kontorrekvisita. En sjekk i regnskapet gir revisor grunnlag for å antyde at kommunen ikke benytter den inngåtte rammeavtalen fullt ut.

Anbefalinger

På bakgrunn av funn i denne undersøkelsen anbefaler revisjonen at Nesseby kommune iverksetter følgende tiltak:

• gjennomfører konkurranse og dokumenterer anskaffelsesprosessen med utarbeidelse av protokoll for alle anskaffelser over 100 000 kroner.

• utarbeider et innkjøpsreglement eller innkjøpspolitiske retningslinjer.

• vurderer å utarbeide retningslinjer for systematisk oppfølging av inngåtte rammeavtaler og kontrakter.