Å unnlate å gi en tydelig beskrivelse i kontraktsvilkårene av hvilke avropsmekanismer som skal gjelde eller på noen måte gå utenfor rammeavtalen kan gi alvorlige konsekvenser. Det kan ende i noe som viser seg å være en vesentlig endring og som stemples som ulovlig direkteanskaffelse med påfølgende erstatningskrav og/eller gebyr. Dette var Grette-advokatene Silje Grimseth Ullebust og Marie Braadland klare på under dagens Anbud365-webinar – årets første. Tema var konkurranseutsetting av rammeavtaler og avrop under disse – hva må man særlig tenke på?
Opptak av dagens webinar finner du her.
Tydelig i konkurransegrunnlaget
Hva som står i konkurransegrunnlaget, er rimeligvis svært viktig. De vilkårene som skal gjelde, bør være å finnes der. Det gjelder bl.a. en klar definisjon av hva som skal kjøpes over avtalen, oppdragsgiveres vurdering av samlet anslått hvilken mengde eller verdi man tenker å anskaffe og «taket» for avtalens omfang – enten i mengde eller i verdi.
Kravene til rammeavtale i anskaffelsesforskriften er betydelig strengere enn hva som er tilfelle i forsyningsforskriften. Også varigheten er ulik – normalt maks 4 år i anskaffelsesforskriften, åtte i forsyningssektoren.
Fordelingsnøkkel
Når det gjelder avrop på en rammeavtale skal det foreligge signalisert i konkurransegrunnlaget hvilken fordelingsnøkkel som tenkes lagt til grunn.
Dersom det er en rammeavtale med en leverandør alene, er det vilkårene i kontrakten som gjelder for praktiseringen. De skal være å finne i konkurransegrunnlaget. Men det kan også være at oppdragsgiver henvender seg skriftlig til leverandøren og ber om utfyllende tilbud. Et slikt tilbud kan innebære en justering av opprinnelig tilbud, men må ikke bli «for utfyllende» fordi det da klett kan bli snakk om en vesentlig endring.
«Fossefall» og minikonkurranser
Når det er flere leverandører, er det i hovedsak to mekanismer: «fossefall»-metoden og bruk av minikonkurranser.
Etter «fossefall»-metoden er det en form for rangering av leverandørene, sammen med konkrete spilleregler som skal gjeld for tildelingen. Her kan man følge rangeringen, som jo er den rekkefølge mellom leverandørene som fremkommer etter evalueringen basert på oppgitt kriterier. En oppdragsgiver kan fravike dette, men da må det være tydelig fortalt og forklart i konkurransegrunnlaget. Normalt er det imidlertid slik at den som vinner konkurransen, bør se noen fordeler av det.
Dersom ikke alle vilkårene er oppgitt i konkurransegrunnlaget – eller de ikke er tydelige, f.eks. med hensyn til tildeling til de respektive leverandørene, er bruk av minikonkurranser egnet. De vilkårene som er oppgitt, er grunnlaget for konkurransen, men det kan så komme ytterligere vilkår inn i forbindelse med minikonkurransen.
Sentrale prinsipper
Forutsigbarhet, gjennomsiktigheter og like vilkår er sentrale prinsipper også når det gjelder gjennomføring av rammeavtale-avrop.
For leverandørene gjelder at de må levere på hva som fremgår av avtalen. Derfor er det viktig at de setter seg grundig i hva det er og hvor omfattende varene eller tjenestene egentlig er. Hva hører inn under avtalens bokstav, hva er på utsiden. En fare for å foreta en vesentlig endring gjelder så vel oppdragsgiver som leverandør. Og det kan ende med ulovlig direkteanskaffelser med påfølgende erstatningskrav og/eller gebyr.
Å praktisere en rammeavtale som er utgått på dato, er ikke klokt. Da er det jo ikke lenger noen rammeavtale. Å gå utover rammeavtalens «tak» for mengde eller verdi kan også vise seg skjebnesvangert, men det er ikke uten videre ulovlig. Men det trengs saklig grunn.
Bli den første til å kommentere på "Dagens Anbud365-webinar: Slik håndterer du rammeavtaler og avrop korrekt"