Sju gode vaner for en fremoverlent innkjøpsorganisasjon

EFFSO – et svensk konsulentselskap med innkjøp og supply chain som spesiale – har lansert sju gode vaner de mener en fremoverlent innkjøpsorganisasjon bør ha for å oppnå de beste resultater. Ved å forstå og legge disse vanene til grunn kan en organisasjon oppnå slike resultater og skape verdi for hele virksomheten, heter det. Vanene er en svensk variant av Stephen Coveys «Seven Habits of Highly Effective People».

La oss se på de sju vanene:

1. Strategisk fokus: Høypresterende innkjøpsorganisasjoner har langsiktige innkjøpsstrategier som er i tråd med selskapets overordnede mål. En studie fra Deloitte (2021) viste at innkjøpsorganisasjoner som hadde et tydelig strategisk fokus oppnådde 3,6 ganger høyere besparelser enn de som manglet et tilsvarende fokus.
2. Kontinuerlig kompetanseutvikling: Investering i kompetanseutvikling er nøkkelen til å skape en effektiv og fremtidsrettet innkjøpsorganisasjon. Ifølge Hackett Group (2020) investerer høypresterende innkjøpsorganisasjoner 23 % mer i kompetanseutvikling sammenlignet med gjennomsnittet.
3. Oppfølging og KPI-er: Nøkkeltall og målinger (KPI-er) er nøkkelen til å identifisere forbedringspotensial og drive besparelser. Ifølge Hackett Group (2020) har høypresterende innkjøpsorganisasjoner 84 % høyere avkastning på investeringen enn andre gjennom smart bruk av KPI-er.
4. Digitalisert innkjøpsprosess: Digitalisering og bruk av f.eks. AI og analyseverktøy hjelper innkjøpsorganisasjoner med høy ytelse med å effektivisere prosesser og støtte faktabasert beslutningstaking. I Deloittes globale CPO-undersøkelse fra 2021 svarte 58 % at digital transformasjon er en prioritet for å oppnå effektivitet i innkjøpsprosessen.
5. Fokus på bærekraftig innkjøp: Bærekraftig innkjøp er en suksessfaktor for bedrifter, og innkjøp har en nøkkelrolle med ansvar for forsyningskjeden. Et godt utgangspunkt kan for eksempel være å gjennomføre en miljøutgiftsanalyse for å gjennomgå organisasjonens fossile fotavtrykk. I følge Bearingpoint (2022) svarte 83 % at bærekraftig innkjøp er avgjørende for en bedrifts suksess.
6. Kategoristyring: Kategoristyring gjør det mulig for innkjøp å jobbe smartere og generere verdi i flere dimensjoner. Ifølge Deloitte (2018) ser organisasjoner som jobber med kategoristyring en forbedring i effektiviteten i innkjøpsprosessen på 9 %. Samtidig kan besparelser i ulike kategorier utgjøre mellom 10 og 15%.
7. Flerdimensjonal risikostyring: Robust og metodisk risikostyring gir høypresterende innkjøpsorganisasjoner muligheten til å bedre identifisere og håndtere risikoer i forsyningskjeden, fra bærekraftsrisikoer til finansiell risiko og leveringspålitelighet. En studie fra McKinsey (2019) viser at selskaper som jobber proaktivt for å minimere risiko i forsyningskjeden, kan redusere risikoen for leveringsforstyrrelser med opptil 55 %.

Ved å fokusere på disse syv gode vanene kan innkjøp oppnå bedre resultater på alle fronter, fremhever EFFSO i en kommentar til de sju gode vanene. Fra kostnadsbesparelser, høy kvalitet, fornøyde ansatte, gode leverandørrelasjoner og mer effektivt arbeid. Disse sju gode vanene gir konkurransefortrinn som øker verdiskapingen i hele organisasjonen.

Strukturell diagnose

Det første steget en innkjøpsorganisasjon bør ta for å starte (eller videreutvikle) reisen mot en mer fremsynt posisjon, heter det fra EFFSO, er å kartlegge den nåværende situasjonen og forstå hvor organisasjonen er i dag, og deretter lage en utviklingsplan for å starte endringsreisen.

EFFSO kaller dette en strukturell diagnose. Det vil si en analyse som kartlegger den nåværende tilstanden og ønsket posisjon for innkjøp i seks dimensjoner: strategi, organisering, prosess, digitalisering, mål og målinger, og kompetanse. Ved å kombinere dette med et fokus på de sju gode vanene ovenfor, ser vi at innkjøp vokser med oppgaven og driver sterkt mot bærekraftig verdiskaping, slår EFFSO fast.