Nå skal det digitaliseres – Difi har slagplanen klar

Med pisk og gulrot skal offentlige anskaffelser i løpet av få år bli heldigitalisert. Difi har opplegget klart, fremgikk det på gårsdagens EHF-konferanse (EHF= elektronisk handelsformat). Digitaliseringen skal effektivisere – det skal bli mer tid til strategiske innkjøp og leverandørdialog. Digitaliseringen skal være kilde til langt bedre statistikkgrunnlag – som igjen skal gi bedre anskaffelser. For å lykkes kan det bli aktuelt å bruke lov eller forskrift for å få gjennom tiltak – det viser seg å nytte.

Årets EHF-konferanse ble gjennomført i lyset av den nylig fremlagte stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser. I den skriver regjeringen vil ha som mål at alle offentlige virksomheter innen utgangen av 2024 skal bruke digitale verktøy i hele anskaffelsesprosessen og at det skal være sømløs informasjonsflyt mellom ulike digitale løsninger. Dessuten skal det vurderes det skal stilles krav til bruk av digitale verktøy i flere delprosesser ved offentlige anskaffelser.

Lederen for programmet for digitalisering i Difi, direktør Gunnar Wessel Thomassen, kunne fortelle de om lag 200 fremmøtte på konferansen at det er et stykke igjen til en heldigitalisert anskaffelsesprosess. Men undersøkelser viser at der det er snakk om lov- eller forskriftsfestede krav ligger man best an, dvs. kunngjøring og e-faktura.

Handlingsplan med to enkeltprosjekter

Men en handlingsplan for å imøtekomme regjeringens mål er laget, hele ti enkeltprosjekter er blitt sjøsatt eller skal sjøsettes, inklusive bl.a. «nye Doffin» og «eBevis2.0». Det dreier seg om å skaffe til veie styringsinformasjon, understreker programdirektøren.

For å kunne bruke de rette digitale verktøy til å oppnå virksomhetenes respektive mål må nødvendig data/kunnskap samles inn. Her tenker Difi, ifølge seniorrådgiver Paul Killie, å samle alle anskaffelsesdataene fra de offentlige innkjøp i et sentralt datareservoar, eller «datasjø». De som da trenger data, kan bestille uttrekk herfra. Det kan bli et bidrag til å heve kvaliteten på fremtidige kjøp, og til benchmarking mellom virksomheter, slo han fast og var på linje med regjeringens ønskemål:

Flere ønskemål fra regjeringen

• Se på muligheten for å få bedre tilgang til offentlig tilgjengelig regnskapsinformasjon om statlige innkjøp.
• Sørge for bedre uthenting og tilgjengeliggjøring av data fra Doffin som grunnlag for utarbeidelse av statistikk om offentlige innkjøp.
• Utrede nærmere hvordan innhenting, lagring, tilgang og bruk av data på anskaffelsesområdet kan forbedres både på kort og lang sikt

Killie kunne fortelle at de i Difi for tiden holder på med laboratorieforsøk for å finne ut den beste løsningen på en slik sentral «datasjø». Ved utløpet av neste år tar man sikte på å kunne teste ut valgte prototyp-løsninger i praktisk virkelighet.

Innsamling av anskaffelsesinformasjon

I et annet prosjekt, underledelse av Difis Jostein Engen, seniorrådgiver, har man konsultert juridisk ekspertise at det p.t. ikke er lovhjemmel for å hente inn all ønskelig anskaffelsesinformasjon fra den enkelte offentlige virksomhet. Det må skaffes aksept fra hver enkelt virksomhet især dersom man ønsker slike opplysninger, og Engen bad om at de som får en henvendelse fra Difi om å åpne opp for å dele sin innkjøpsinformasjon, måtte gi sin velsignelse.

Engen opplyste om at man i første omgang var interessert i data på et mer overordnet nivå, men senere hen mer detaljert informasjon – først på årlig basis, deretter fortløpende.

Også til bruk i privat næringsliv

André Nilsen fra Aker BP og Arne Johan Larsen, Equinor, var godt forøyd med å utveksle forretningsdokumenter med sine leverandører via EHF-plattformen – også i et samarbeid dem imellom i og med at mange av leverandørene var de samme. Både utvidelse og oppgradering av EHF-bruken var aktuell, og de var samstemte i en oppfordring til det private næringsliv om å benytte EHF-plattformen i sin utveksling av ordre, faktura m.m. Larsen sa at Equinor har forsøkt mange løsninger på dette området, men EHF trumfer dem alle.

Fra 17. april er det krevet av alle offentlige virksomheter i Europa å benytte samme infrastruktur som EHF representerer, i all sin fakturahåndtering. Seksjonssjef André Hoddevik fortalte om den internasjonale utbredelse av samme infrastruktur – det kan du lese mer om i et intervju Anbud365 nylig gjorde med Hoddevik.