God ledelse er nøkkelen for å håndtere usikkerhet

Av fagdirektør Johan Englund, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring

Innovasjonsprosesser er ofte uforutsigbare. Når offentlige organisasjoner ønsker å løse utfordringer ved å kjøpe løsninger som ikke finnes i markedet, kan det virke risikabelt. Hvordan kan man kjøpe noe som ikke eksisterer ennå, samtidig som man må følge regler som krever forutsigbarhet?

Heldigvis regulerer anskaffelsesregelverket bare selve prosessen, ikke selve produktet eller tjenesten som kjøpes. Vi som veileder om innovative anskaffelser, arbeider kontinuerlig for å skape forutsigbare rammer for slike uforutsigbare prosesser. Vi må skape trygge rammer gjennom regelverk, kontrakten og god ledelse.

Regelverkene LOA og FOA legger grunnlaget for prosessen

Anskaffelsesregelverket setter rammene for konkurranser, valg, og inngåelse av kontrakter med leverandører. I StartOff-ordningen bruker vi en spesiell gjennomføringsmodell basert på før-kommersiell anskaffelsesmetodikk, som er unntatt fra de vanlige anskaffelsesreglene. Selv om vi har denne friheten, er det fortsatt viktig å ha tydelige retningslinjer for å sikre en forståelig prosess. I StartOff er vi kontinuerlig i en læringsprosess for å utvikle vår metode. Vi har innført “loss-reviews”, der vi gir alle leverandører som ønsker det en grundig begrunnelse for hvorfor de ikke vant konkurransen. Dette gir verdifull læring til leverandørene om hvorfor de ikke lyktes denne gangen, samtidig som det gir oss innsikt i hva som kan forbedres i våre prosesser.

Kontrakten setter rammene for samarbeidet med leverandøren

I innovative offentlige anskaffelser inngås vanligvis en utviklingskontrakt med en leverandør. Kontrakten fastsetter juridiske forpliktelser og rettigheter for både oppdragsgiveren (den offentlige myndigheten) og leverandøren (den private aktøren). Dette sikrer at begge parter forstår de juridiske rammene for samarbeidet, inkludert forventninger til produkt- eller tjenesteleveranser, tidsplaner, og andre viktige detaljer. Standardkontrakter spesielt tilpasset innovative offentlige anskaffelser, som de utviklet av oss i DFØ, hjelper med å effektivisere prosessen og sikre juridisk samsvar.  DFØ arbeider kontinuerlig med å videreutvikle disse kontraktene. Et eksempel er StartOff-kontrakten, der vi har gjort justeringer i rettighetsbestemmelsen til fordel for leverandøren. Endringene ble gjort da vi så at den opprinnelige bestemmelsen var ugunstig for leverandørens muligheter til å kommersialisere løsningen.

God ledelse er nøkkelen til å håndtere usikkerheten

Innovasjonsprosjekter er alltid forbundet med en viss grad av usikkerhet og eksperimentering. Det er helt naturlig at slike prosesser innebærer testing, feiling, læring, endring og gjentesting. Men uansett hvor godt vi har skapt handlingsrom i anskaffelsesprosessen og i kontraktene, så står alt og faller med ledelsen. Ledelsen i organisasjonen spiller en avgjørende rolle ved å gi de ansatte muligheten til å utforske og være nyskapende. Dette forutsetter at ledelsen tør å gi slipp på fullstendig kontroll og aksepterer at feil kan være en naturlig del av innovasjonsreisen. I et vellykket StartOff prosjekt for NAV, der UX Signals utviklet en løsning for rekruttering av brukere til digitale brukertester, var det nettopp ledelsens evne til å tillate fleksibilitet og tilpasning som gjorde prosjektet så vellykket

Så husk, det spiller ingen rolle hvor godt vi har skapt forutsigbare rammer i anskaffelsesprosessen og kontraktene, hvis ikke ledelsen gir medarbeiderne muligheten til å jobbe utforskende og eksplorativt. Det er nettopp denne balansen mellom struktur og frihet som skaper trygge rammer for innovative anskaffelser.