Kofa–sak: Utilstrekkelig sladdet tilbud havnet hos konkurrenten

En sladdet versjon av tilbudet til vinneren av en konkurranse ble oversendt konkurrenten. Det var bare det at det viste seg å være enkelt å fjerne sladden, og dermed fikk konkurrenten fullt innsyn i vinnerens enhetspriser – som gjerne er forretningshemmeligheter. Det burde oppdragsgiveren vært klar over, konstaterte Kofa.

Rauma kommune kunngjorde i januar i år en åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå en to-årig rammeavtale om leie av sengetøy og arbeidsklær. To tilbud kom inn, og den ene fikk tilslaget (Nor Tekstil). Så dukket en «åpenbar feil» opp og oppdragsgiver gav da kontrakten til den andre tilbyderen (Reno Nordvest AS). Den første bad om innsyn i prisene til den andre, og fikk dermed faktisk kjennskap til samtlige av kontraktvinnerens enhetspriser. Den første påpekte også at det også var feil eller uklarheter ved flere av disse, som det ikke var åpenbart hvordan kommunen skulle rette. Vinnerens tilbud ble da avvist, bare ett tilbud gjensto og konkurransen endte med avlysning.

Pdf og excel

Men hvordan kunne tilbyderen få innsyn i enhetsprisene til konkurrenten? Det var den innsendte, sladdede versjonen som ble oversendt fra oppdragsgiveren, rett nok konvertert til pdf–format ved epostforsendelsen. Den kom fra konkurransens vinner til oppdragsgiveren i excel-format.

Det følger av forskriften § 3-6 at oppdragsgiver og dennes ansatte “plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om […] drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde”. Bestemmelsen innebærer en plikt for oppdragsgiver og dennes ansatte til å behandle konkurransesensitive opplysninger på en forsvarlig måte.

Prisene var synlige

Kofa skriver (sak 2016/84) at Nor Tekstil har forklart at prisene var synlige med det samme det mottatte Pdf–dokumentet ble åpnet i selskapets Pdf-leser, Foxit Reader. Reno Nordvest AS har fremlagt et skjermdump-bilde fra Nor Tekstil som viser dette. Det er for øvrig ikke forbundet med tekniske vanskeligheter å fjerne slike sladdinger, for eksempel ved å konvertere PDF–filen tilbake til Excel-format, så fremt konverteringen ikke er utført ved bruk av programvare som sikrer sikker konvertering.

Klagenemndas konklusjon var etter dette klar: Innklagede har, skriver Kofa, ved å sende Excel-filen med klagers prisskjema til valgte leverandør, ikke oppfylt sin plikt til å “hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om […] drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde”, jf. forskriften § 3-6. Prisskjemaet ble som nevnt sendt til Nor Tekstil i Excel-format, hvor sladden enkelt kan fjernes. Dette burde innklagede vært klar over. At filen som Nor Tekstil mottok var i PDF, som en følge av at innklagedes e-postsystem konverterte Excel-filen, endrer ikke dette.