Å sende konkurransedokumenter ut på høring er svært positivt. Det slår partner Espen Bakken og advokat Frida May Behrens i Arntzen de Besche Advokatfirma fast. Bakken og Behrens er med i Anbud365s kommentatorkorps, og Arntzen de Besche er en av Anbud365s langsiktige samarbeidspartnere. Fra den ferske og mye omtalte Fosen-saken for Høyesterett henter de to eksempel på hvor galt det kan gå når man ikke lytter til innspill fra leverandører: Dette er et godt eksempel på hvor galt det kan gå.
I bestrebelsene med å treffe best med anskaffelser står dialog med leverandørmarkedet sentralt. Noen prøver også ordningen med å sende ut hele eller deler av konkurransegrunnlag på høring på forhånd. Med det som bakteppe inviterte vi vårt kommentatorkorps til å komme med synspunkter. Vi stilte følgende spørsmål – tre til innkjøpere, og et til leverandører:
• For leverandørene: Hva synes dere om å sende ut konkurransegrunnlag på forhånd, hva er evt. erfaringer med det, og hvilke råd vil du i tilfelle gi innkjøpere?
• For de av dere som vurderer å sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hvorfor – og hva er forventningen?
• For de av dere som hverken vurderer eller vil sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hva er begrunnelsen?
• For de av dere som sender hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, står ressursforbruket i stil med resultatet?
Denne gang er det …
Partner Espen Bakken og advokat Frida May Behrens i Arntzen de Besche Advokatfirma
… som kommenterer:
Å sende konkurransedokumenter ut på høring er svært positivt. Det er en forenklet form for markedsdialog som regelverket legger opp til. Her kan oppdragsgiver få særs nyttige tilbakemeldinger på hvordan markedet ser ut, hvilke tekniske løsninger som er tilgengelige, samt innspill på risikofordeling i kontrakten og annet. Det er da etter vår vurdering viktig at det nettopp legges opp til en dialog hvor innspillene som kommer fra markedet veies nøye for å vurdere hvilken vekt disse innspillene rent faktisk skal ha i den etterfølgende konkurransen. Avhengig av hvordan innspillene tas med inn i konkurransen, kan leverandører få et bredere og bedre beslutningsgrunnlag for om vedkommende skal bruke ressurser på nettopp denne konkurransen. Vår erfaring, primært på leverandørsiden, er at mange oppdragsgivere er blitt bedre på å gjennomføre dialog med markedet i forkant av konkurransen, og at leverandørmarkedet lyttes til. Det er bra!
Samtidig så ser vi at andre ikke spør markedet eller om det spørres, så ignoreres innspillene eller ikke i tilstrekkelig grad hensyntas i konkurransen. Vi har alle Fosen-saken friskt i minne. AtB «vant» saken, gjennom frifinnelsen i Høyesterett etter krav på positiv kontraktsinteresse. Ser vi på premissene i saken, var det nettopp innspill fra leverandørmarkedet på konkurransegrunnlaget knyttet til manglende dokumentasjonskrav på miljøkriteriet som ikke ble seriøst eller korrekt håndtert av AtB som var bakgrunnen for hele saken. Hadde AtB tatt innspillet fra leverandørmarkedet på alvor, ja så kunne man rettet opp feilen før konkurransen ble kunngjort eller lenge før tilbudsfristen da spørsmålene ble gjentatt i Q/A runden. Dette er et godt eksempel på hvor galt det kan gå.
Det er imidlertid ikke bare potensielle brudd på anskaffelsesregelverket oppdragsgivere risikerer ved ikke å håndtere innspill fra leverandørmarkedet på en god måte. Gjennomgående har leverandørene bedre forståelse for hvordan deres marked fungerer og hvilke gode – eller for så vidt dårlige – løsninger som finnes i markedet, enn oppdragsgivere. Å lytte til leverandørmarkedet og hensynta innspillene i forberedelsen av anbudskonkurransen kan dermed resultere i at oppdragsgivere gjennomfører bedre anskaffelser, både med hensyn til kvalitet, miljø, innovasjon og lignende parametere, i tillegg til at konkurransen kan gjennomføres slik at oppdragsgiver får inn mest mulig konkurransedyktige tilbud. Vår erfaring er eksempelvis at oppdragsgivere gjennom dialog med og innspill fra leverandørmarkedet kan sikre mer miljøvennlige og grønne anskaffelser, uten at vi opplever at oppdragsgivere utnytter denne muligheten fullt ut.
=====
Øvrige artikler i serien:
Anbud365-kommentatorer (I): Ja til konkurransedokumenter på høring
Anbud365-kommentatorene (II): Står ressursinnsatsen seg ved konkurransegrunnlag på høring?
Anbud365-kommentatorene (III): Ikke glem “dialogen i høringen”
Anbud365-kommentatorene (V): Skepsis og en måte å gjøre høringen på
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-kommentatorene (IV): Så galt kan det gå når man ikke lytter til leverandørene"